Si quiere que algo se haga bien, escriba un buen Procedimiento de Operación Estándar o SOP. Un manual de procedimientos operativos estándar bien escrito ayuda a las empresas a funcionar de manera eficiente y coherente al informarles a los empleados cómo deben realizarse correctamente los procedimientos. Mantener la calidad y la coherencia mediante instrucciones paso a paso fáciles de entender también puede proporcionar beneficios como aumentar la productividad, eliminar el desperdicio y reducir las lesiones en el lugar de trabajo. Un manual de SOP puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y mejorar la capacitación de los empleados también.
Paso 1: Elija sus SOPs
Identifique los procedimientos que deberían estar estandarizados, como ensamblar piezas para un producto o manejar una queja del cliente. Enfoca cada SOP en una sola actividad. Solo escribe sobre los procedimientos que sabes hacer correctamente. O busque a alguien que esté calificado para que le muestre cómo realizar los procedimientos. Recopile toda la información que será necesaria.
Paso 2: prepararse para escribir
Asigne a cada SOP un título significativo, como "Cómo ensamblar su producto" o "Cómo manejar una queja del cliente". Incluya números o categorías de SOP, si es necesario, como "SOP - Producción - Ensamblaje" o "SOP - Servicio al cliente - Gestión de quejas. ”Esto le permitirá agrupar procedimientos relacionados para empleados. Dibuje diagramas de flujo en bruto para que los procesos confirmen que tiene toda la información y que está en el orden correcto. Concéntrese en el empleado que llevará a cabo el procedimiento cuando prepare su enfoque.
Paso 3: Estandarizar Secciones
Esquema de sus SOPs. Cada SOP debe tener las siguientes secciones:
- Encabezamiento
- Propósito
- Alcance
- Referencias
- Definiciones
- Responsabilidades
- Procedimiento
- Apéndices
- Revisión histórica
- Firmas de aprobación
Paso 4: Procedimientos detallados paso a paso
Desglose cada procedimiento paso a paso en el orden en que deben realizarse. Comience con los pasos principales, como "Obtenga las partes para el producto" o "Responda el teléfono". Luego divídalos en pasos más pequeños, como "Confirme que cada parte es correcta" o "Preséntese y agradezca al cliente por llamar". ”
Paso 5: Escribe cada SOP
Escribe simplemente. Usa palabras pequeñas y oraciones cortas. Ponga la idea principal primero. Seguimiento con detalles. Usa verbos de acción y una voz activa. Evita la ambigüedad y la confusión. No uses abreviaturas, acrónimos o jerga.
Paso 6: Formato SOPs consistentemente
Cada SOP se debe escribir en la misma fuente y tamaño de fuente. Rompe los párrafos largos en otros cortos. Use viñetas en lugar de oraciones largas. Añadir ayudas visuales como diagramas de flujo. Resalte información importante, como el uso de negrita o cursiva.
Paso 7: Evaluar la efectividad de cada SOP
Verifique los SOP para verificar su legibilidad, legibilidad y comprensibilidad.
- Legibilidad: ¿Es el tipo lo suficientemente grande y fácil de leer?
- Legibilidad: ¿Son las instrucciones simples? ¿O los protocolos tienen una preponderancia de conceptos complejos y palabras obtusas?
- Comprensión: ¿Un lector aprende lo que necesita saber para realizar el procedimiento correctamente?
Paso 8: Revisar, revisar y aprobar
Haga que los empleados que realizan los procedimientos revisen los SOP para confirmar que entienden todo. Pida a los empleados que no estén familiarizados con los procedimientos que lean también los SOP. Un lector no debería tener que hacer el procedimiento para saber cómo se hace. Haga que cada conjunto de cambios sea revisado por los mismos lectores hasta que sean aceptables. Los gerentes que serán responsables de asegurarse de que se cumplan los SOP deben firmarlos antes de ser liberados.
En los negocios, funcionan los sistemas uniformes. La creación de un manual de procedimientos operativos estándar garantiza que todos los empleados sigan cada paso de un sistema de la misma manera, cada vez.
