Cómo escribir un procedimiento de operación estándar. Un procedimiento operativo estándar, o un "SOP", es un documento que contiene instrucciones sobre cómo realizar una tarea. Asegura que los trabajos de rutina se realicen de manera segura y de acuerdo con las regulaciones aplicables. Puede escribir un procedimiento operativo estándar autorizado siguiendo estos pasos.
Pregunte a los empleados que usan el SOP su opinión sobre cómo se debe realizar el trabajo. Espere que el documento se someta a varios borradores antes de poder generar una final. Haga que los empleados revisen los borradores para sugerencias adicionales.
Preparar un primer borrador. Este borrador debe trazar todos los pasos necesarios en el procedimiento. Determine si los pasos grandes se pueden dividir en pasos más pequeños. Cree un diagrama de flujo simple que sirva como un primer borrador valioso.
Escriba la primera página con una breve introducción que ofrezca una descripción general de todo el trabajo. De esta manera, los empleados que normalmente leen y realizan un paso a la vez deben obtener una vista previa del trabajo de principio a fin antes de comenzar.
Preparar un encabezado en la primera página. Debe incluir el nombre de la empresa y el logotipo de la unidad de negocios, el título del documento, la fecha de creación y el número de documento específico asignado por el personal de control de documentos. También incluye un número de problema generado por el control de cambios.
Cree una tabla directamente debajo del encabezado titulado "Historial de modificaciones y aprobaciones". Incluya columnas para la fecha de emisión del SOP, descripción de los cambios y firmas para el originador de SOP, el gerente de departamento y el gerente de control de calidad. La descripción de los cambios debe resumir brevemente cualquier revisión hecha al SOP desde su creación. Cada revisión debe estar firmada por su iniciador.
Comienza la segunda página con el propósito del SOP. Incluya su alcance, el contenido del documento, las definiciones de los términos o abreviaturas utilizadas en el SOP, las responsabilidades del personal involucrado en el procedimiento y las referencias a los documentos en los que se basó el SOP, como las normas comerciales.
Finalice el SOP describiendo el procedimiento en pasos cortos. Use un lenguaje simple y evite describir varios pasos en la misma oración. Una vez que se haya detallado la tarea, feche el documento y haga que lo firme el personal regulador correspondiente. Envíe por correo electrónico el SOP al departamento de control de documentos y al gerente responsable de implementar el procedimiento.
