Es raro ver a una empresa haciendo su contabilidad utilizando la antigua almohadilla columnar y la configuración de lápiz. Las computadoras tuvieron un gran impacto en la forma en que se realiza el trabajo contable, no solo para las grandes empresas, sino también para las pequeñas empresas.Los sistemas de contabilidad son asequibles y relativamente fáciles de usar, lo que los convierte en una alternativa viable para muchas empresas.
Libro mayor
La administración de un libro mayor, la columna vertebral de un sistema contable, es un uso común de una computadora en el área de finanzas. Los códigos de cuenta se pueden agregar o retirar con facilidad, lo que hace que el libro mayor sea muy flexible. Los segmentos dentro de los códigos de cuenta pueden ser designados para ciertas funciones, facilitando el reporte. Por ejemplo, un código de contabilidad para gastos se podría configurar en el sistema como 60235, el "6" significa que la cuenta es un gasto, el "2" podría significar un departamento, como ventas, y el "35" podría identificar un Programa de marketing especial dentro de las ventas. Esta configuración permite una consulta fácil de los gastos de un determinado departamento o programa de marketing.
Cuentas por pagar
El pago de facturas a menudo consume mucho tiempo y energía, especialmente cuando se usa el sistema manual. Mediante el uso del software, puede pagar una factura y reservar el gasto asociado con el pago al mismo tiempo. Puede pagar sus facturas en lotes e imprimir todos sus cheques a la vez, lo que le ahorra tiempo. No más cheques escritos a mano o gastos ingresados manualmente. Una vez que los proveedores ingresan al sistema, no es necesario que escriba sus nombres y direcciones una y otra vez: el software guarda esta información y solo ingresa los números de facturas y los montos con el resto previamente completado, lo que representa un gran beneficio de la computación. sistema.
Informes
La información fácil es un beneficio bien conocido de un programa de contabilidad computarizado. Los errores se pueden identificar y corregir fácilmente, y puede volver a ejecutar informes en minutos, algo que es imposible de realizar con el sistema manual. Dado que todos los cálculos se realizan en una computadora, la precisión del informe es muy alta, lo que aumenta la confiabilidad de la información financiera. Una vez que los datos contables se incorporan al sistema, se pueden compilar y manipular a través de informes y consultas que generalmente son fáciles de usar y modificar. Los sistemas de contabilidad ofrecen una variedad de opciones de informes, incluida la capacidad de exportar datos a una hoja de cálculo, donde puede manipular la información.
Nómina de sueldos
La nómina, una subsección de contabilidad, a menudo se procesa con computadoras y no a mano. Los cálculos complejos, como los beneficios y los impuestos, se realizan mediante una computadora, lo que aumenta la corrección y la eficiencia. Los cambios se pueden hacer fácilmente y en un asunto oportuno. Si un empleado desea aumentar su retención de impuestos, esta información se ingresa en el sistema y el resto se procesa mediante un sistema de nómina. Para minimizar los errores, las hojas de tiempo se pueden cargar directamente en el sistema sin intervención humana, lo que supone un gran ahorro de tiempo para cualquier empresa con muchos empleados por hora.
