La mayoría de las empresas preparan un presupuesto anual, también conocido comúnmente como un plan anual. La alta dirección, particularmente el CEO, es responsable de aprobar el presupuesto final, que luego se convierte en la guía para operar la compañía. El proceso de aprobación a veces puede llevar más tiempo que la preparación del presupuesto en sí, porque se deben tomar decisiones difíciles sobre la priorización de los gastos. Tomar estas decisiones requiere una considerable discusión entre el equipo de administración.
Consolidación de Presupuesto
En las corporaciones lo suficientemente grandes como para tener departamentos o divisiones, los gerentes de estas unidades funcionales son responsables de preparar sus propios presupuestos, que envían al departamento de finanzas. Los presupuestos departamentales son consolidados por el personal de finanzas para crear el presupuesto para la compañía en su conjunto. El proceso de elaboración de presupuestos a menudo comienza cuando la alta gerencia proporciona pautas para que los gerentes de las divisiones las usen, como supuestos sobre el entorno económico en el próximo año. Si el presupuesto de un gerente se aprueba o no es a menudo una función de cómo sigue de cerca las pautas dadas. Si la administración superior está tratando de mantener bajos los costos, es muy probable que un gerente que proponga un aumento del 20% en el gasto para su departamento necesite revisar su presupuesto.
Revisión por personal de finanzas
El departamento de finanzas realiza las revisiones iniciales de los presupuestos del departamento. Analizan los gastos propuestos, o en el caso de los departamentos que generan ingresos, los supuestos utilizados para preparar el pronóstico de ingresos. Buscan variaciones significativas con respecto al presupuesto del año pasado. Su objetivo es asegurarse de que cada presupuesto sea razonable y alcanzable. También desean identificar posibles recortes presupuestarios en caso de que la alta gerencia decida que los gastos totales propuestos para la empresa son demasiado altos.
Revisión por la alta dirección
La alta dirección analiza el presupuesto consolidado y decide si las previsiones de ingresos y ganancias están en línea con los objetivos que se fijaron para el próximo año. Si la ganancia proyectada está por debajo de lo que esperaban, la compañía necesita determinar formas de generar ingresos adicionales o hacer recortes de gastos para mejorar la utilidad de la línea de fondo. El análisis proporcionado por el departamento de finanzas es extremadamente útil para ayudarlos a identificar las áreas que necesitan una explicación más detallada de los gerentes de la división, o los gastos que parecen demasiado altos y que pueden reducirse.
Discusión con los gerentes de división
La alta gerencia se reúne con cada gerente de división, a veces con un miembro del personal de finanzas que asiste, para comprender mejor las solicitudes de presupuesto que el gerente ha presentado. El gerente de división debe venir preparado para defender sus peticiones. La alta dirección tiene que sopesar las consecuencias de los grandes recortes presupuestarios. Reducir los gastos de marketing, por ejemplo, puede tener un efecto adverso en los ingresos futuros. La alta dirección tiene la difícil tarea de asegurarse de que cada departamento tenga los recursos que necesita para funcionar de manera efectiva y mantener los gastos totales lo suficientemente bajos como para que la empresa pueda mantener la rentabilidad.
Tomando las decisiones difíciles
Es posible que un gerente de departamento no esté contento con su presupuesto final si ve que la administración superior hizo recortes significativos. Pero espero que la alta dirección haya comunicado las razones de estas decisiones difíciles. Cuando finaliza el proceso de aprobación del presupuesto, cada gerente debe sentirse tratado con justicia. Idealmente, él siente que tiene amplios recursos para alcanzar sus metas departamentales y, como resultado, está listo para dar un máximo esfuerzo en el próximo año.
