La información es fundamental para la gestión de cualquier forma de empresa, ya sea corporativa, sin fines de lucro, académica o gubernamental. Sin ella, las funciones de gestión esenciales de controlar y desplegar los recursos de la empresa para lograr sus objetivos serían precarias, si no imposibles. Cuanto mayor sea la organización, más esenciales y exigentes serán los requisitos de información. La recopilación, el procesamiento y la difusión de información a la gerencia se ha convertido en una tarea organizativa crítica. La administración en diferentes niveles en una organización realiza diferentes funciones, cada una de las cuales requiere diferentes tipos de información. La información operativa y analítica son dos de estos tipos distintos.
Funciones administrativas
Toda empresa necesita algún tipo de visión con respecto a qué es, qué representa y hacia dónde se dirige. La alta gerencia tradicionalmente asume el manto de tomar este tipo de decisiones y diseñar los planes de organización estratégicos a medio y largo plazo para llevarlos por un camino deseable hacia sus objetivos.
Paralelamente, la organización necesita producir y entregar los bienes y / o servicios requeridos por su base de clientes en forma diaria, semanal y mensual, y administrar este proceso de manera efectiva.
Requerimientos de información estratégica
La información requerida para tomar decisiones estratégicas involucra predicciones de cambios en los niveles y tipos de demanda de los servicios de la organización; el tipo y la disponibilidad de los recursos que la organización requerirá para producir sus bienes y / o servicios, incluyendo mano de obra, materias primas, fondos, equipos y locales desde donde operar; y posibles factores externos como las predicciones económicas y los entornos legislativos.
Requisitos de información operacional
La administración de las funciones de la organización del día a día requiere información sobre lo que se debe entregar por hora, día, semana y mes; qué recursos están disponibles para producir los entregables requeridos; lo que realmente se produce; y lo que realmente se puede entregar, junto con la información para permitir que se subsanen los déficit o los excedentes no deseados.
Diferencia entre informes analíticos y operativos
La información analítica está orientada a respaldar las funciones estratégicas y de planificación de la alta gerencia. La información operativa está orientada a apoyar las funciones organizativas diarias.
Con este fin, los informes analíticos tienen como objetivo proporcionar la información sobre el panorama general de la organización y su dirección, que incluye datos históricos, proyecciones de tendencias e información resumida, pero no datos detallados a nivel. Los informes operacionales están orientados a brindar soporte para la toma de decisiones en un entorno potencialmente dinámico, brindando una imagen detallada del presente y del futuro inmediato, de modo que las acciones individuales se puedan gestionar en tiempo real o casi en tiempo real.
