El correo electrónico es una parte esencial de muchos trabajos y empresas. Las comunicaciones comerciales por correo electrónico causan una impresión casi tan importante como las comunicaciones cara a cara y pueden durar más tiempo. El correo electrónico comercial siempre debe reflejar profesionalismo y tener un propósito comercial. Es fácil caer en malos hábitos de correo electrónico, por lo que la conciencia constante y la vigilancia con respecto a la verborrea de correo electrónico son necesarias y vitales para una imagen profesional de negocios.
Campo de asunto
El campo de asunto es tan importante como el cuerpo del correo electrónico. Es un encabezado profesional para su mensaje de correo electrónico y necesita palabras que lo reflejen. Use la gramática adecuada en el campo del asunto sin errores de ortografía, y use mayúsculas y minúsculas apropiadas. Transmitir el propósito de su correo electrónico en una frase corta y concisa. “Acerca del Proyecto Winfield”, “Volviendo a usted acerca de su cuenta”, “Preguntas sobre el software de asistencia y asistencia” son ejemplos de líneas de asunto de negocios para mensajes de correo electrónico. Nunca uses jerga, lenguaje grosero o incluso frases casuales como "Hola", "¿Cómo te va?" O "Pregunta".
Saludos y Aprobaciones
Utilice saludos y aprobaciones profesionales para mantener sus comunicaciones electrónicas coherentes con la imagen comercial profesional que desea transmitir a través del correo electrónico. Incluso si está enviando un correo electrónico a un contacto de negocios familiar desde hace mucho tiempo con quien tiene correspondencia frecuente, mantenga sus saludos y despedidas profesional y cortés. Para contactos nuevos y desconocidos, use "Estimado Sr. Smith" y "Saludos" para saludar y firmar. Para contactos más familiares, "Querida Amy" y "¡Lo aprecio!" Son más informales y aún así profesionales.
Formato, archivos adjuntos y archivos de firma
Formateo en el correo electrónico de negocios no es necesario y puede hacer que el correo electrónico quede atrapado en los filtros de spam. Utilice los archivos adjuntos con cuidado y solo con el conocimiento y aprobación previos del destinatario, especialmente los archivos adjuntos grandes. Los archivos de firmas deben ser lo más breves posible.
Idioma y tono
El idioma y el tono de las comunicaciones por correo electrónico deben ser tan profesionales como otras comunicaciones escritas. Use cortesía, buena gramática, ortografía, vocabulario y puntuación. Use lenguaje comercial común, sin jerga, blasfemias o frases casuales. Es importante usar un tono amable y atento en el correo electrónico. No escriba correos electrónicos cuando esté enojado, molesto o frustrado. Aparece en el tono aunque no sea intencional. Tenga tanto cuidado con la redacción del correo electrónico como con las conversaciones telefónicas y cara a cara con socios de negocios.
Correo electrónico Don´ts
No escriba tres párrafos cuando un par de oraciones son suficientes. No use el correo electrónico para despotricar con enojo o molestia o para disciplinar a nadie. No envíe correos electrónicos a toda prisa: tómese el tiempo para volver a leerlos, revisar la ortografía y verificar la dirección del destinatario antes de enviarlo. No abuses de la copia de carbón y la copia de carbón oculta en los correos electrónicos. No utilice el correo electrónico en el trabajo para fines no laborales.
