Algunas personas consideran que la tarea de tomar minutos en una reunión es una tarea ingrata.Sin embargo, dominar el arte de tomar actas de reuniones efectivas no solo es útil para que los participantes comprendan los temas, la discusión y los puntos de acción acordados, sino que también puede ayudar a otros que no participaron en la toma de decisiones. No subestime el poder y la eficacia de aprender a dominar esta habilidad de escritura.
Artículos que necesitarás
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Agenda de la reunión
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Lista de asistentes
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Pluma o lapiz
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Bloc de notas o laptop
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Dispositivo de grabación de audio (opcional)
Comience sus minutos de la reunión en la parte superior escribiendo el nombre de la reunión, la ubicación, la fecha y la hora en que se realizó.
Enumere los asistentes invitados que están presentes por su nombre, título y departamento que representan junto con los invitados pero no presentes. También haga una lista de los nombres de los oradores invitados o presentadores.
Cree una subsección para cada elemento de la agenda y tome notas mientras la discusión se relaciona con ese tema. Escriba la discusión clave y, cuando sea posible, intente indicar el nombre de la persona asociado con los puntos clave que se hayan señalado.
Después de la discusión sobre el tema, escriba los siguientes pasos o decisiones acordados en torno a ese tema de la agenda para incluir las acciones recomendadas por parte de quién, fecha de vencimiento, personas responsables o departamento para la implementación, etc. Esta es la parte más crítica de la toma de minutos. proceso ya que cualquier plan de acción de la reunión se derivará de esta sección.
Para cualquier problema o punto de discusión planteado pero no resuelto, agréguelos a una sección separada de sus páginas de minutos con la etiqueta "Problemas no resueltos". Los asistentes a la reunión pueden verlos más tarde y el organizador de la reunión puede decidir cómo manejar mejor la resolución de estos elementos.
Al final de las actas, escriba la fecha, hora y lugar acordados para la próxima reunión, junto con cualquier otra información que se requiera para que los asistentes sepan en preparación para la próxima sesión.
Finalmente, asegúrese de que todos los asistentes invitados, presentes o no, reciban una copia de las actas. Es una buena regla general tratar de distribuir los minutos dentro de las 24 a 48 horas posteriores a la reunión. De esa manera, si algo es incorrecto o si alguien fue citado incorrectamente, se puede corregir mientras está fresco en la mente de cada asistente.
Consejos
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Es importante tener una lista precisa de los asistentes, ya que puede ser importante saber más adelante quién estuvo presente y participó en la toma de decisiones clave en la reunión. Siempre recuerde escribir su nombre y la fecha en que tomó las actas junto con el archivo. nombre de la ruta donde se pueden encontrar los minutos si se almacenan electrónicamente en una computadora.
Advertencia
Está bien tomar la taquigrafía pero intente no parafrasear o intervenir sus propias palabras, comentarios u opiniones sobre lo que cree que alguien dijo, sintió o pensó: escriba los minutos tal como lo indicó la persona.
