En cualquier entorno empresarial, las reuniones son inevitables. Más de las veces, las personas que deben asistir a estas reuniones, las ven con temor. Tal vez sea porque duran demasiado tiempo, porque no hay una razón clara para que se lleve a cabo la reunión o tal vez nada parece resolverse con estas reuniones. Claramente, no están cumpliendo con las cinco Sal de reuniones efectivas: propósito, producto, participantes, problemas probables y proceso.
Propósito
El propósito de una reunión se define como la razón por la cual se debe celebrar la reunión, la agenda o los objetivos clave que deben ser discutidos por los asistentes. Si no hay problemas que discutir, entonces no hay razón para convocar una reunión. Las reuniones sin un propósito claro son una pérdida de tiempo para todos.
Producto
El producto de una reunión describe el resultado deseado que debe lograrse cuando todo está dicho y hecho. Este no es solo el resultado deseado de la reunión, sino también los resultados deseados de cualquier proyecto futuro de la empresa y la mercancía que se discute durante la reunión. Al indicar el producto de la reunión por adelantado, las reuniones se mantienen en el buen camino y las conversaciones se desvían hacia temas que no cumplen con el propósito de la reunión.
Participantes
Los participantes de la reunión incluyen solo a aquellas personas que necesitan participar, las personas cuyos puntos de vista o trabajos afectan directamente el propósito y el producto de la reunión. Por ejemplo, el personal médico del hospital no participaría en una reunión sobre los sistemas informáticos del hospital. Sin embargo, las enfermeras y los médicos participarían en reuniones relacionadas con problemas de salud y enfermedades o reuniones que les ayudarán a obtener las Unidades de Educación Continua, CEU, necesarias para mantener sus licencias actualizadas.
Problemas probables
Los problemas probables son las preocupaciones que probablemente surjan entre los participantes, los problemas que ven con el estado actual de los puntos en la agenda o cualquier problema que prevean con las posibles soluciones planteadas durante la reunión. Los problemas probables también incluyen detectar cualquier error que pueda haber pasado inadvertido durante los preparativos de la reunión. Por ejemplo, alguien está dando una presentación sobre posibles soluciones a los problemas enumerados en la agenda. Alguien en la reunión puede notar que faltan uno o dos hechos y que estos hechos pueden tener un efecto profundo en el resultado de la reunión o en la solución. Los problemas pueden ser un problema con el costo de un proyecto o el tiempo necesario para completar un proyecto.
Proceso
El proceso de la reunión incluye los pasos necesarios para mantener la reunión encaminada y lograr el propósito de la reunión. También podría incluir la creación de un plan para lograr los proyectos y productos futuros para mantenerlos en el camino hacia su finalización. El hecho de que el proceso aparezca en la lista de pasos antes de tiempo permite a todos los involucrados una forma de asegurarse de que están logrando el propósito y el resultado de la reunión, el proyecto o la comercialización. Es un medio para seguir el progreso de la reunión.
