Las hojas de registro ayudan a los propietarios de negocios a rastrear a los participantes del evento para luego realizar un seguimiento con encuestas, generación de leads o notificación de eventos futuros. Diseñe hojas de inscripción únicas con el tipo de información deseada que los coordinadores de eventos desean recopilar.Recopile datos al momento del evento o haga que los asistentes se registren en línea con anticipación y confirmen la información en el evento.
Determinar los datos deseados
Los coordinadores de eventos quieren datos. En general, los coordinadores desean saber quién asistió, con al menos una forma de información de contacto. Esto significa nombre y correo electrónico o nombre y número de teléfono. Puede haber razones para incluir otros campos de datos para la recopilación. Tenga en cuenta al público cuando solicite información. Por ejemplo, un grupo de voluntarios que aparecen para ayudar a construir un patio de recreo puede que no quiera revelar mucha información detallada más allá del nombre y el correo electrónico. Las personas tienen más probabilidades de proporcionar un correo electrónico que un número de teléfono.
Sin embargo, un evento que enseña a los padres sobre la seguridad de los niños podría recopilar más información demográfica sin resistencia. Por ejemplo, un taller público sobre seguridad en la piscina para padres podría preguntar cuántos niños hay en el hogar, las edades e incluso su escuela. Comprender a la audiencia aumenta no solo la cantidad de información recopilada, sino también la validez de la misma.
Algunas hojas de inscripción son opcionales para obtener más información. Esto es común en las ferias comerciales donde las empresas buscan la construcción de marca y la generación de leads. Una hoja de registro, en este caso, también podría incluir el tipo de información que el consumidor busca de la empresa. Por ejemplo, una empresa de escaparates podría preguntar a los consumidores si están interesados en una consulta gratuita, mejorar la eficiencia energética del hogar o reducir los costos de electricidad.
Método de preinscripción
Tome una decisión si habrá preinscripción o inscripción en el evento. Cuando se preinscribe, la tecnología ofrece muchas herramientas para hacerlo más fácil. WordPress ofrece complementos para que los propietarios de negocios los usen directamente en sitios web y plataformas de publicidad digital. Eventbrite es una plataforma completa diseñada para la planificación y ejecución de eventos con registro en línea, recordatorios y promociones.
Estas plataformas exportan datos a hojas de cálculo para la retención de registros y la manipulación de datos. Las funciones de exportación también facilitan la exportación de una hoja de registro.
Hojas de registro en el evento
Cree una hoja de registro usando un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel. Configure las columnas como opciones de datos como nombre, correo electrónico, dirección y otra información deseada. Todo el mundo tiene preferencias de formato en términos de fuente y tamaño. El hecho de poner en negrita los encabezados de columna y alinearlos con el margen izquierdo de cada columna facilita la lectura para los asistentes. Ajuste el ancho de las columnas según sea necesario y aumente la altura de las filas para que los asistentes tengan suficiente espacio para escribir de forma legible.
Hay plantillas de registro listas para usar para Microsoft Office y otras plataformas de procesamiento de textos. Algunas plantillas ya están preprogramadas en el software, y hay docenas más disponibles para descargar en línea. Las plantillas facilitan la creación de una hoja bonita con encabezados, colores y cuadros de información. Esto requiere menos trabajo para crear y permite a los organizadores editar los datos deseados rápidamente. Imprima suficientes hojas en blanco para el evento. La mayoría de las hojas de registro se imprimen horizontalmente para dar más espacio por línea para obtener información.
