Los sistemas de archivo han evolucionado a lo largo de los años, desde el archivado de documentos en cajas hasta los programas de software sofisticados que almacenan archivos electrónicamente fuera de la vista. Aunque puede elegir una variedad hoy, todos los sistemas de archivo comparten un objetivo principal: la gestión eficaz de los registros. Con varios sistemas de archivo disponibles, es importante considerar las características de cada uno para seleccionar el más apropiado. Los sistemas de archivo más comunes son fáciles de implementar y proporcionan un medio de gestión de archivos eficaz.
Presentación alfabética
La presentación alfabética es el sistema de presentación más común para menos de 5,000 registros. La presentación por orden alfabético es un sistema donde usted organiza los archivos por nombres de individuos, empresas, instituciones, agencias, temas, temas o ubicaciones geográficas de acuerdo con el orden del diccionario. Este sistema es efectivo para los archivos de nombre del cliente o cliente. Si archiva sujetos, use un índice relativo. El índice es una lista en orden alfabético de los nombres de temas elegidos para representar cada tema. Consulte el índice relativo para averiguar el nombre del tema para archivar el registro.
Archivado Numérico
Al configurar un sistema de archivo numérico, organice los archivos en orden secuencial utilizando los números directamente del registro o un número asignado. La mayoría de los sistemas utilizan un índice para recuperar los archivos. Un sistema de archivo numérico aumenta la productividad debido a la mayor velocidad de archivo y ubicación de un archivo.También proporciona una identificación precisa y permite una mayor confidencialidad. Es capaz de infinitas expansiones y puede usarlo para más de 5,000 registros, a diferencia de los sistemas de archivo alfabético.
Archivo alfa-numérico
La presentación alfanumérica utiliza una combinación de nombres y números. Comúnmente utiliza este tipo de sistema de archivo con nombres de sujetos y números. Organice los archivos de acuerdo con las divisiones alfabéticas o el encabezado de materia, luego por categoría de número. Es necesario utilizar un índice relativo para archivos alfanuméricos. El índice enumerará los códigos numéricos asignados a cada división alfabética.
Sistemas de archivo sin papel
Los sistemas de archivo sin papel se están volviendo comunes para muchas empresas y hogares. Resuelve la necesidad de espacio de almacenamiento físico y el problema de la información perdida o extraviada. Un sistema de archivo sin papel permite el acceso compartido a través de múltiples departamentos. Si bien el acceso compartido proporciona acceso a los registros a pedido, puede configurar los derechos de usuario para ver, editar, crear o eliminar archivos para controlar el acceso. Los tipos de sistemas de archivo sin papel incluyen programas de software simples, servidores de documentos y sistemas de administración de documentos.
