La información personal anotada en un formulario W-9 completado es necesaria para el procesamiento de la nómina y el informe de pagos al Servicio de Impuestos Internos. Como práctica recomendada, solicite un W-9 completado en el primer día de trabajo de su empleado y envíe una solicitud W-9 a cualquier contratista nuevo. Si un contratista no cumple, envíe una carta formal con una solicitud agradable pero firme para completar un formulario.
Fundamentos del formulario W-9
Un Formulario W-9 es un documento del IRS que detalla el nombre, la dirección, la clasificación de impuestos federales y el número de seguro social o número de identificación del empleador del contribuyente. El IRS no obliga a las empresas a mantener W-9 en el archivo. Sin embargo, las empresas deben recopilar e informar la información personal que figura en el formulario para todos los empleados y para los contratistas que pagan más de $ 600 al año. Recoger un W-9 es una forma conveniente de hacerlo. Debido a esto, una empresa debe tener un W-9 en el archivo de cada empleado y contratista.
Solicitando un W-9
Para asegurarse de recopilar un W-9 de todos los empleados, incluya un formulario W-9 en los documentos obligatorios del primer día para los nuevos empleados. Exigir a los empleados nuevos que completen toda la documentación en el sitio y la devuelvan a un representante de recursos humanos al final del primer día.
Cuando adquiera un nuevo contratista o proveedor, adjunte un Formulario W-9 con el contrato inicial. En una carta de solicitud W-9, solicite a su proveedor que complete y devuelva el formulario lo antes posible. Considere implementar una política para pagar solo a los proveedores con un W-9 válido en el archivo y anote esta política en la carta de solicitud.
Siguiendo
Si tiene problemas para obtener un W-9 completo de cualquier empleado o contratista, comunique con tacto pero con firmeza que el W-9 es necesario antes de que se pueda realizar el pago. Explique a los empleados que la información en el formulario es necesaria para procesar la nómina y emitir los cheques de pago. Si un proveedor no devuelve el W-9 dentro de una o dos semanas, envíe una segunda carta de solicitud para darle seguimiento. Si tiene implementada una política documentada, recuerde al proveedor que no puede pagarlas sin el formulario en el archivo. El IRS requiere que realice una solicitud formal para un W-9, así que mantenga una copia de esta carta en el archivo.
No W-9
Si no tiene un W-9 para un proveedor al final del año, todavía debe informar los pagos al IRS. Complete y envíe un Formulario 1099-MISC para el contratista y deje el número de seguro social en blanco. El IRS responderá con un aviso de que falta el número, que debe reenviar al contratista junto con un aviso de retención de respaldo y otra copia de un W-9. Está obligado a retener impuestos de pagos futuros a este contratista (actualmente, la tasa de retención es del 28 por ciento) y el contratista incurrirá en una tarifa de $ 50 del IRS.
