La comunicación inicial entre un cliente potencial y un bufete de abogados generalmente se realiza por teléfono, a cargo de una recepcionista. Como resultado, es importante que la recepcionista de la empresa sea profesional y cortés en todo momento. Sin embargo, mantener el profesionalismo a veces puede ser un desafío, especialmente para los recepcionistas que responden diariamente a un alto volumen de llamadas. Pero hay ciertos principios que siempre debe seguir al contestar llamadas en un despacho de abogados.
Ingesta de llamada inicial
Responda a cada llamada anunciando el nombre del bufete de abogados, identificándose por su nombre y preguntando cómo puede ayudar a la persona que llama. Por ejemplo, "Buenos días, este es el bufete de abogados de X e Y, con Jane, ¿con quién estoy hablando?" Una vez que haya identificado a la persona que llama por su nombre, pregunte "¿Cómo puedo ayudarlo hoy, Sra. Z"? Consulte a la persona que llama por su nombre durante el resto de la conversación. La toma de notas durante cada llamada puede ser útil, especialmente con respecto a los nombres. Mantenga un tono positivo durante la conversación, sea paciente y nunca pierda los estribos. Evite el uso de jerga, jerga o palabras que no sean palabras como "uh huh" y "um".
Identificar las necesidades de la persona que llama
Es muy importante que escuche atentamente a la persona que llama e identifique sus necesidades y que le proporcione la información solicitada de forma clara y concisa. Cada persona que llama está buscando ayuda para obtener la información necesaria o encontrar a la persona adecuada con quien hablar.
Llamador de la ruta a la persona apropiada en la empresa
Si la persona que llama solicita la información que mejor le proporciona un abogado, informe a la persona que llama que necesita hablar con otra persona y pídale que retenga la transferencia. Comuníquese con el abogado al que desea transferir la llamada, anuncie a la persona que llama por su nombre, revele el propósito de la llamada y transfiera la llamada si el abogado está disponible. Ninguna persona que llama debe permanecer en espera durante más de 45 segundos. Después de 45 segundos, pregúntele a la persona que llama si desea continuar reteniendo, le gustaría que le devuelvan la llamada cuando haya un abogado disponible o que prefiera volver a llamar más tarde.
Finalizar llamada
Antes de finalizar cada llamada, pregunte si puede recibir ayuda adicional antes de finalizar la llamada. Gracias a la persona que llama por considerar la firma de abogados. Rara vez es posible que una recepcionista legal convenza a un cliente potencial de contratar un bufete de abogados, pero es muy fácil que una recepcionista pierda un cliente para un bufete de abogados por ser poco profesional, grosera o descortés.
