Cuando las empresas determinan la necesidad de adquirir materiales o contratar reparaciones, el agente de compras o el propietario solicitará una oferta o un costo estimado de los suministros y / o un alcance específico del trabajo. Es habitual que el propietario o agente solicite una oferta de varias compañías competidoras para ubicar al mejor vendedor. Cuando se elige al contratista ganador, es una cortesía profesional notificar a los oferentes fallidos sus intenciones. Tenga en cuenta que es posible que desee que los proveedores ofrezcan sus proyectos futuros.
Fondo
El primer proceso para obtener una cotización, conocido profesionalmente como una solicitud de cotización (RFQ), es describir el alcance del trabajo. Como el agente de compras que revisa y rechaza las ofertas enviadas, deberá conocer exactamente qué trabajo debe realizar y cuál es el resultado esperado, para que la información se pueda transmitir a la empresa que realiza el envío.
El propietario o comprador también querrá tener en mente una idea de lo que costaría el proyecto. Si investiga y estima que la reparación de un techo en una cárcel del condado debería costar menos de $ 350,000 y todas las ofertas regresan a más de $ 500,000, debe revisar los detalles. Podría tener un presupuesto poco realista, o las compañías de licitación podrían ser sobrevaloradas.
La carta de rechazo
Si las ofertas son demasiado altas, bájalas. Recordando que es posible que desee hacer negocios con estas compañías en el futuro, no quiere dejar de pensar en ellas. Es profesional y cortés enviar una carta de rechazo de formulario estándar.
La solicitud de nueva licitación
Puede haber ocasiones en que se envíe una propuesta que esté fuera de la marca. Tal vez el representante de ventas o el contratista no entendieron el alcance del trabajo, o tal vez haya decidido eliminar una parte del trabajo. Enviar una carta adecuada solicitando una nueva oferta. En su documento, ofrezca sugerencias, aclaraciones o modificaciones al oferente.
Rechazando todo
En ocasiones es posible que todas las ofertas sean demasiado altas. Cuando esto suceda, debe enviar una carta a todos los oferentes notificándoles que todas las cotizaciones están siendo rechazadas y notificarles una fecha en la que se aceptarán nuevas presentaciones.
Eliminación por Especificación
Algunas empresas, especialmente las organizaciones sin fines de lucro, deben adherirse a un proceso de propuesta muy detallado. La Universidad de Tennessee, por ejemplo, requiere que los postores presenten su propuesta en un sobre identificado con el nombre, la dirección, la solicitud del número de cotización y la información de licencia del contratista. Cuando se reciben citas que carecen de la información pertinente como se describe, simplemente devuelva el envío con una breve carta explicando que el proceso de envío no se siguió correctamente.
