Los muebles de oficina, el equipo y los suministros a menudo se enumeran como artículos individuales en un presupuesto de oficina. Cuando queda dinero extra al final del año en una línea de pedido particular, esos fondos son los primeros en reducirse o eliminarse durante los recortes presupuestarios. Es importante investigar sobre el diseño de muebles de oficina, la durabilidad de los equipos de oficina y los descuentos en suministros de oficina para que pueda utilizar de la mejor manera todo el presupuesto asignado en partidas específicas antes del final del año fiscal.
Muebles de oficina
El término mobiliario de oficina comprende muebles que forman parte del diseño de la oficina e incluye todos los muebles grandes, como escritorios, mesas, sillas y estantes para libros. Estos artículos grandes generalmente cuestan cientos o miles de dólares por artículo y duran un mínimo de cinco años. El presupuesto para mobiliario de oficina puede ser inconsistente, ya que la mayoría de los gastos de mobiliario de oficina se incluyen en los costos iniciales de la empresa.Dependiendo de las necesidades de la compañía, el presupuesto de mobiliario de oficina puede reducirse drásticamente en el siguiente año o dos. Si bien es posible que se deban reemplazar algunos de los principales muebles de oficina cada veinte años, los muebles de oficina de alta calidad nunca deben ser reemplazados. Un mobiliario funcional y bien diseñado puede aumentar la productividad y el entusiasmo de un trabajador, lo que significa que una inversión en mobiliario de oficina suele ser una inversión en la imagen de la empresa.
Equipo de oficina
El equipo de oficina es un elemento funcional o mecánico que se utiliza para facilitar la producción en la oficina, como un fax o una máquina copiadora. Los artículos menos costosos, como las grapadoras, generalmente se clasifican como suministros de oficina. La oficina contemporánea requiere una gran cantidad de equipos de oficina. A partir de 2010, el equipo básico de oficina incluía una computadora para cada empleado, y una impresora y un escáner se usan comúnmente en cada espacio de oficina. El equipo de oficina más avanzado puede incluir un escáner de huellas dactilares o de los ojos, cámaras digitales o grabadoras de video de alta tecnología y equipos de videoconferencia, incluido un proyector de pantalla plana. Es posible que los equipos de oficina deban reemplazarse con más frecuencia que los muebles de oficina, en particular a medida que se debutan y utilizan las nuevas tecnologías. Cuanto más importante sea la función del equipo de oficina en la oficina, más a menudo será necesario reemplazarlo. El equipo de oficina que se enfrenta a un mayor desgaste debido al uso diario y constante, como una computadora portátil o teléfono celular de la empresa, tendrá una vida útil más corta y un mayor costo de mantenimiento. Los costos de mantenimiento y reparación de equipos de oficina deben ser una partida separada de la asignación de equipos de oficina.
Material de oficina
Los suministros generales de oficina incluyen todos los elementos necesarios para administrar la oficina. Bajo esta línea de pedido también se pueden comprar equipos de oficina pequeños, como grapadoras y dispensadores de cinta. El costo del suministro de la oficina principal puede incluir resmas de papel, formularios y documentos impresos, notas adhesivas y blocs de notas. Todos los artículos fungibles, como bolígrafos, lápices, marcadores y todos los materiales de escritura, también entran en esta categoría. Los suministros de oficina deben reponerse continuamente debido a su movilidad y disponibilidad. A menudo es difícil dar cuenta de todos los artículos pequeños, especialmente cuando la oficina utiliza un gabinete de suministros abierto. Preste mucha atención al inventario semanal y las hojas de facturación. Mire los artículos que agotan la mayor parte de su presupuesto de suministros de oficina y compare. Puede reducir fácilmente sus gastos y aumentar sus ahorros investigando los mejores precios.
