Se usa un diagrama de causa y efecto para trazar la relación entre un resultado y los factores que contribuyen al resultado. La identificación de las causas raíz o las razones de un efecto se realiza mediante el uso de un "diagrama de espina de pez" que fue inventado por Kaoru Ishikawa, según Balanced Scorecard. El uso de un diagrama de causa y efecto ofrece un formato organizado que es fácil de leer. Además, identifica áreas que necesitan datos adicionales e indica variaciones en un proceso y la causa.
Defina el efecto identificando e indicando el resultado. Use una frase para su efecto que indique si el resultado es positivo o negativo. Colóquelo en un recuadro a la derecha y comience su diagrama.
Dibuja una flecha horizontal que apunta al cuadro que indica el efecto. La flecha debe comenzar a la izquierda de la página y continuar a la derecha.
Identificar las principales categorías que determinan las posibles causas. Utilice los 3M y P (materiales, métodos, maquinaria y personas) o los 4P (procedimientos, personas, políticas y planta) cuando sea posible, con el medio ambiente como una quinta categoría si es necesario. Escriba las categorías sobre la línea a la izquierda del cuadro de efectos y dibuje un cuadro alrededor de cada categoría.
Crea sub ramas de las categorías que representan los factores o causas. Coloque la mayor cantidad posible a lo largo de la línea desde el cuadro de categoría hasta la flecha. Usa ambos lados de la flecha para contener las causas.
Coloque niveles de detalle adicionales a lo largo de las ramas secundarias de las categorías. Extienda las flechas hacia afuera, agregando detalles según sea necesario. Analice su diagrama de causa y efecto para determinar las causas que necesitan enfoque y encierre en un círculo.
