La mayoría del trabajo en las empresas se compone de numerosos proyectos. Estos proyectos abarcan toda la gama y pueden incluir proyectos de construcción, investigación de mercados, relacionados con la web, introducción de nuevos productos y adquisición de empresas. En cualquier caso, alguien debe encabezar el proyecto y desarrollar una lista de verificación para completar el trabajo. Posteriormente, las responsabilidades deben ser analizadas y asignadas. Debe permitir suficiente tiempo para completar el proyecto a tiempo. Por lo tanto, hay algunas cosas clave a considerar cuando se lanza un nuevo proyecto.
Lista de tareas
La primera consideración al lanzar un proyecto es enumerar tareas específicas. El líder del proyecto, que puede ser un director o gerente, generalmente supervisará el proyecto. Al hacerlo, necesita enumerar todas las tareas o funciones necesarias para llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, un proyecto de construcción requiere una selección de la ubicación de un sitio en particular, financiamiento, permisos y la adquisición de materias primas como madera y concreto. Se deben incluir tareas adicionales para completar la construcción del edificio o estructura. Al iniciar un proyecto, haga una lista completa de cada tarea involucrada. Reúnase con otros gerentes para asegurarse de que su lista sea precisa e incluyente. Otro gerente de departamento puede conocer las tareas adicionales requeridas para el proyecto.
Presupuesto
Por lo general, tendrá un presupuesto para su proyecto. Como líder del proyecto, es su responsabilidad asegurarse de completar el proyecto dentro o por debajo del presupuesto. Una forma de lograr esto es hacer que todos los involucrados paguen los costos de sus tareas. Ciertos individuos tendrán más experiencia en la estimación de costos de materiales que el líder del proyecto, especialmente si numerosos profesionales especializados trabajarán en el proyecto. Siempre que sea posible, agregue 10 por ciento a 15 por ciento adicional al costo del proyecto como amortiguador, según Social Signal, consultores para la industria de las redes sociales. Solo podrá agregar este búfer de 10 perfectos a 15 por ciento cuando escriba su plan de negocios con anticipación, cuando conozca el proyecto con anticipación.
Recursos
Otra parte importante de la lista de verificación de lanzamiento del proyecto es determinar el recurso que necesitará. Los recursos incluyen contratistas, agencias y otros proveedores externos que lo ayudarán en el proyecto. Por ejemplo, se necesitan contratistas para proyectos de construcción. Es posible que necesite una agencia de investigación de mercado para realizar encuestas telefónicas para su proyecto. Los recursos también pueden incluir materiales de referencia o informes; o software especial que pueda necesitar para completar el proyecto.
Asignaciones de tareas y fechas de vencimiento
A las personas que trabajan en su proyecto se les deben asignar ciertas tareas. Delegar tareas le ayuda a hacer más cosas a un ritmo más rápido. Asigna tareas a personas que se especializan en áreas específicas relacionadas con las tareas. Por ejemplo, los gerentes financieros pueden trabajar en la proyección de ventas y ganancias para un nuevo proyecto de introducción de productos. Los gerentes de marketing pueden trabajar en tareas relacionadas con conceptos o ideas de productos, precios, publicidad y distribución. Además, se deben establecer fechas de vencimiento para todos los proyectos. La mejor manera de asignar tareas de proyecto y fechas de vencimiento es a través de reuniones. Posteriormente, proporcione una lista de todas las tareas del proyecto y las personas responsables de completarlas. Distribuya la lista a todos los involucrados en el proyecto. Reunirse periódicamente para garantizar que las tareas progresen de manera oportuna.
Planes de Contingencia
Siempre tenga contingencias incorporadas en su lista de verificación del proyecto. En algún momento, las tareas pueden ser difíciles de completar a tiempo. Por ejemplo, un proveedor de impresión puede estar demorando en imprimir las ayudas visuales de ventas a tiempo. Ciertas materias primas pueden ser imposibles de obtener. En consecuencia, debe pensar en planes de respaldo para cumplir con sus plazos. Por ejemplo, puede sustituir otra materia prima por un proyecto de construcción; o entregar un borrador de las ayudas visuales de ventas si no están finalizadas. Posteriormente, informe a los ejecutivos o a su jefe cuando se completen las copias finales de las ayudas visuales.
