Escribir en formato de negocios es diferente de otros tipos de escritura. Las pautas son más rígidas y el estilo que escribes generalmente está predeterminado. El objetivo cuando se escribe en el estilo de negocios es siempre aparecer profesional. Gran parte de la escritura que haga será para clientes existentes o potenciales, compañeros de trabajo o superiores. Algunos de estos documentos pueden influir en el desempeño de usted o su empresa, por lo que es esencial seguir las pautas.
Use el formato de bloque, bloque modificado o semibloque al escribir una carta comercial. El formato de bloque es el más utilizado. En este formato, todo está justificado a la izquierda y a espacio sencillo, con la excepción de un espacio doble entre párrafos.
Escribe tu documento para el público. Concéntrese en sus necesidades e intereses en lugar de los suyos. Piense en lo que los lectores necesitan saber y determine la forma adecuada de transmitir la información a esos lectores específicos.
Use un tono formal al escribir a los superiores o clientes. Use solo un tono informal para memos o correos electrónicos a sus compañeros de trabajo.
Acentúe la información positiva y céntrese en los beneficios para el lector. Esto es especialmente importante al escribir una carta que contiene un mensaje negativo.
Escribe de manera clara y concisa. Puede hacer esto manteniendo los párrafos cortos, indicando información importante al principio del documento y los párrafos y utilizando listas cuando sea posible. Esto ayuda a sus lectores, que generalmente están presionados por el tiempo, a encontrar la información importante incluso si solo rozan el documento.
Revise su documento para asegurarse de que esté libre de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Cualquier error en su escritura puede hacer que parezca poco profesional o descuidado.
Consejos
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En general, está bien usar las palabras "yo" y "usted" en un documento comercial. Sin embargo, tenga cuidado al usar la palabra "nosotros", ya que esto convierte sus palabras en una reflexión sobre toda la compañía.
Siempre use dos puntos, no una coma, después del saludo en una carta comercial.
