La comunicación comercial formal está en el membrete de la empresa y generalmente contiene la firma del autor debajo del saludo de cierre. El formato para este tipo de comunicación empresarial es sencillo; sin embargo, una carta que requiere las firmas de más de una persona debe estar compuesta y formateada de una manera ligeramente diferente para explicar por qué la carta contiene firmas múltiples y para proporcionar espacio para más de una firma.
Formato de bloque tradicional
La correspondencia comercial debe estar en formato de bloque tradicional, lo que significa que la fecha es dos espacios de línea debajo del membrete; el nombre y la dirección postal del destinatario son dos espacios de línea debajo de la fecha; una línea de asunto es dos espacios de línea debajo de la información del destinatario y, finalmente, dos espacios de línea debajo de la línea de asunto es el saludo. Los saludos aceptables para la correspondencia comercial formal son "Estimada Sra. Smith", "Estimado Sr. Jones", "Señores" o simplemente "Saludos". El último ejemplo es útil cuando su carta es para múltiples destinatarios de géneros mixtos. El formato de bloque tradicional significa que los párrafos no están sangrados con cada línea alineada con el margen izquierdo.
Motivo de las firmas múltiples
Si bien es posible que la persona a quien se dirige su correspondencia ya sepa por qué hay varios firmantes, es conveniente reiterar brevemente la razón en el cuerpo de su carta. Las instancias, donde una carta puede requerir varias firmas, incluyen la comunicación de una acción que requiere la autorización de más de una persona o la expresión colectiva de varias personas que apoyan el mensaje que su carta transmite. Por ejemplo, podría escribir: "En nombre del equipo de liderazgo ejecutivo de ABC Company, esta carta establece el consenso al que llegamos después de analizar su solicitud por escrito para contratar personal adicional de recursos humanos". En el primer párrafo de la carta, indique el motivo de su comunicación y el motivo por el cual la carta contiene varias firmas. Los siguientes párrafos de su carta están, por supuesto, al ras del margen izquierdo.
Saludo de clausura y bloques de firmas.
El saludo de cierre debe ser apropiado para una carta formal de negocios, como "Muy sincero", "Respetuosamente" o "Saludos". El saludo de cierre comienza dos espacios de línea debajo del párrafo final.
Si solo tiene dos firmantes, salte hacia abajo cuatro espacios de línea que son espacio suficiente para una firma escrita y escriba el nombre del primer firmante al ras del margen izquierdo. En la línea debajo del nombre del firmante, escriba su posición o título. Omita otros cuatro espacios de línea para el nombre y la posición o título del segundo firmante. El nombre y el título de la persona que ocupa un lugar más alto en la organización debe ser el primer bloque de firmas.
Si tiene tres firmantes, salte cuatro espacios de línea y escriba el nombre del firmante 1 al ras con el margen izquierdo. Pase por encima y escriba el nombre de Signer 2; vuelva a tabular y escriba el nombre del firmante 3. Omita una línea de espacio y escriba la posición o título del firmante 1, tabule y haga lo mismo para el firmante 2 y el firmante 3, de modo que sus títulos estén directamente debajo de sus nombres escritos a máquina.
Para cuatro firmantes, salte cuatro espacios de línea y escriba el nombre del firmante 1 al ras con el margen izquierdo. Pase por el centro de la página y escriba el nombre del firmante 2; salte a la siguiente línea y escriba la posición o el título de Signer 1 y Signer 2 directamente debajo de sus nombres. Omita otros cuatro espacios de línea y repita el formato para Signer 3 y Signer 4.
Circule su proyecto
Debido a que está redactando una carta en nombre de más de una persona, es una buena práctica hacer circular el borrador antes de solicitar sus firmas. Dígales que agradece sus comentarios y envíe el borrador por correo electrónico o visitando a cada persona individualmente. Cuando todos estén de acuerdo con el contenido y la entrega del mensaje de la carta, prepare la versión final y hágales saber a todos que la distribuirá personalmente para sus firmas.
