La mayoría de las personas que trabajan son bombardeadas diariamente por correos electrónicos interminables. Muchos de estos correos electrónicos se escanean y eliminan rápidamente, si es que se abren. Cuando envía un correo electrónico comercial a un colega, un empleado o un cliente, no quiere que termine en la pila de descartes. Familiarizarse con el formato de correo electrónico comercial puede marcar la diferencia entre leer su correo electrónico y volcarlo en la papelera virtual.
¿Qué es el formato de correo electrónico de negocios?
El formato de correo electrónico comercial es una buena práctica para enviar cualquier tipo de correspondencia en nombre de su empresa. Proporciona una estructura formal que le ayuda a transmitir su mensaje y obtener una respuesta.
Los elementos de un correo electrónico de negocios incluyen:
- Asignatura detallada. Use una línea de asunto que aliente al lector a abrir su correo electrónico. Cuanto más específico seas, mejor. Incluya algunas palabras sobre de qué trata el correo electrónico. Reunión la próxima semana para discutir la propuesta - en lugar de una palabra vaga, como Hola. Ser específico ayuda a evitar que su correo electrónico quede atrapado en un filtro de correo no deseado, nunca antes de llegar al destinatario.
- Saludo profesional Cómo saludar a la persona depende de su relación preexistente, si tiene una. Si está contactando a alguien nuevo o que está en una posición más importante, es apropiado usar un saludo más formal como Estimado Sr. Jones. Si ha trabajado con esta persona antes y tiene una relación más informal, está bien usar el nombre de pila de la persona, como Hola Kim. Asegúrese de que el nombre de la persona esté bien escrito y que la dirección de correo electrónico sea correcta.
- Mensaje conciso El cuerpo del correo electrónico empresarial debe ser directo y al punto. La persona que lo lee no siempre tiene mucho tiempo, así que no lo hagas demasiado largo y detallado. Use oraciones cortas y párrafos, e incluya solo información pertinente. Por ejemplo, una oración o dos sobre por qué te gustaría reunirte y los tiempos propuestos. Esto también hace que sea más fácil para las personas leer el mensaje en sus teléfonos, que es donde es probable que abran correos electrónicos. Asegúrate de usar el formato básico de correo electrónico, incluso si estás tentado a usar muchos colores o emojis.
- Firma. Al enviar un correo electrónico comercial, siempre es una buena idea cerrar con una firma de correo electrónico. Incluya su nombre, cargo, empresa e información de contacto. También puede incluir enlaces a sus redes sociales o sitio web, por lo que es conveniente que el destinatario tenga acceso a ellos. Simplemente no incluyas tanta información que se vea desordenada. Su firma puede preprogramarse en la configuración de su correo electrónico para que se incluya automáticamente en cualquier correo electrónico que envíe.
Por qué necesita saber el formato de correo electrónico comercial
Un correo electrónico comercial es esencialmente como cualquier otra carta comercial, pero se envía electrónicamente. Y, como cualquier carta comercial, asegúrese de usar el formato correcto para que se encuentre lo más profesional posible. No desea enviar un correo electrónico que sea demasiado informal o impersonal, especialmente para una empresa importante.
El formato de correo electrónico comercial proporciona una estructura fácil que puede adaptarse a cualquier correo electrónico comercial. Está diseñado para informar a los destinatarios exactamente de qué trata el mensaje y animarlos a abrir el correo electrónico y leerlo. El formato de correo electrónico comercial también le permite ser formal o informal, según el destinatario. Siempre mantente profesional y amigable en tu correo electrónico. Escriba de manera que anime al destinatario a leer su mensaje y responder a su solicitud.
Usted representa a su empresa con cada correo electrónico que envía. Aprender el formato de correo electrónico empresarial puede ayudarlo a causar una buena impresión tanto en aquellos con quienes trabaja como en aquellos con los que le gustaría trabajar.
Ejemplo de formato de correo electrónico de negocios
La forma exacta en la que formatea el correo electrónico de su empresa depende de su personalidad, de qué trata el correo electrónico ya quién lo envía. Siga este formato básico de correo electrónico de negocios:
Asunto: Revisión Plan de Marketing de Verano
Hola Sam,
Se adjunta el plan de mercadeo de verano que armé. Le agradecería que lo revise y me avise si tiene alguna sugerencia.
¿Tendrá tiempo para repasar esto conmigo el próximo martes o miércoles?
Gracias,
Jenny
título, nombre de la empresa e información de contacto
Como siempre, asegúrese de revisar la ortografía y la gramática antes de pulsar Enviar.
