Poner un anuario en conjunto requiere tiempo y dinero. Por lo tanto, muchos empleados buscan publicidad de negocios, recaudadores de fondos y patrocinadores para ayudar con las necesidades financieras del personal. Los patrocinadores pueden ser una parte integral de la financiación de un anuario, pero es una buena idea investigar primero a los posibles patrocinadores antes de contactarlos para solicitar apoyo financiero. Los buenos contactos pueden ser padres de los miembros del personal del anuario, la facultad y los miembros del personal de la escuela, o miembros de la comunidad como los dueños de negocios.
Planificación temprana
Antes de escribir, reúnase como personal y evalúe las necesidades financieras. La mayoría del personal se reúne a fines del verano, antes de que comience el año escolar, para hacer una lista de las necesidades de financiación. Por ejemplo, considere el campamento del anuario, los eventos del día de la firma o las camisetas del personal. Todo esto cuesta dinero, aparte del costo real de publicar el anuario. Una vez que su lista y presupuesto estén en orden, conduzca o busque en Internet empresas locales para patrocinar su anuario y apoyar financieramente sus necesidades. El personal puede enviar correos a los padres de la escuela y al personal, pero es una buena idea mantener las cartas de patrocinio más personales.
Salutaciones y Introducciones
Cada gran carta comienza con un saludo cortés e introducción de quién eres. Si se dirige a un negocio específico, investigue y envíe la carta al gerente o propietario de ese negocio. Es importante que sea lo más personal posible al solicitar asistencia financiera o patrocinio. Después del saludo, es hora de presentarte a ti mismo, al personal del anuario y a la escuela que representas. Aún no desea acceder a la solicitud; solo habla de quien eres Este puede ser un buen momento para mencionar su papel en la comunidad, cualquier premio que haya ganado el anuario o un posible tema del libro.
Claras intenciones
Después de las presentaciones, llegar al propósito de la carta. Dígales exactamente lo que necesita y lo que piensa hacer con el dinero. Es posible que desee sugerir cantidades específicas para una donación, como $ 20, $ 50, $ 100 o $ 200. Es útil mencionar los beneficios de su donación, tales como deducciones de impuestos y ayuda para el personal y la comunidad. También puede mencionar cómo pretende honrar su donación, como darles una pequeña placa para mostrar u ofrecer espacio en su anuario para anunciar su negocio.
Gracias y seguimiento
El último párrafo de su carta debe proporcionar su información de contacto, incluido el mejor momento para comunicarse con usted. Incluya una o dos líneas que también indiquen cuándo planea contactarlos si no recibe una respuesta.Dependiendo de su personal, puede elegir comunicarse con ellos por teléfono, correo electrónico o en persona, pero asegúrese de que sepan cuándo y cómo no se sorprendan. Finalmente, agradézcales por su tiempo y consideración y mencione que aprecia lo que hacen por su comunidad. Firme la carta con su nombre, seguida del personal y el nombre de la escuela justo debajo de su firma, aunque algunos miembros del personal creen que es más personal que todo el grupo firme la carta.
