Un aspecto que comúnmente se pasa por alto, pero valioso, de un negocio es el saludo del correo de voz. Grabaciones memorables y profesionales hacen un impacto positivo. Haga que el saludo se adapte a la empresa y al mismo tiempo agregue estilo con cierta personalidad en la mezcla. Las mejores grabaciones salientes tienen la cantidad correcta de sabor sin perder el toque profesional.
Ingredientes básicos
Un correo de voz empresarial debe tener varios ingredientes que informen. Incluya el nombre de la persona cuya extensión se marcó, el nombre de la compañía y el departamento. Invite a la persona que llama a dejar un mensaje; a menudo la persona que llama no se da cuenta de que ha llegado al correo de voz. Informe a los clientes cuándo pueden esperar una devolución de llamada y ofrezca un contacto alternativo, si es posible. Agregue el sitio web o correo electrónico de la empresa. Deja solo un contacto adicional por brevedad, advierte Christopher Null, escribiendo en PC World. Construye un saludo corto y al punto.
No-nos
Evita usar un teléfono celular para grabar el saludo. Se prefiere una línea terrestre para la grabación de saludo. La calidad del sonido no es tan buena en un teléfono celular en comparación con una línea terrestre. Saludos profesionales no deben sonar confusos o crujientes. Evita los saludos estándar. Suenan automatizados, impersonales y fríos. Asegúrese de que no se registren ruidos de fondo. Un saludo telefónico mal grabado puede desviar a los clientes y los clientes potenciales. Evite “um” y “uhs”. Prepare un script antes de grabar para que fluya fácilmente.
Saludo general
El saludo general se usa a diario para las llamadas perdidas diarias mientras el teléfono está desatendido. Este saludo generalmente se reproduce para personas que llaman desde fuera de la empresa.
"Usted ha alcanzado (compañía), donde (lema). Esto es (nombre), su guía para (departamento). Lamentablemente, no puedo acceder al teléfono ahora mismo, pero déjeme un mensaje con su nombre y número de teléfono y le devolveré la llamada lo antes posible. O no dude en enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) ".
Saludo fuera de la oficina
Los mensajes de fuera de la oficina se usan cuando alguien se va de la oficina por un período de tiempo predeterminado. La mayoría de los servicios de correo de voz permiten que se reproduzca un saludo durante un período de tiempo determinado, por lo que nadie debe recordar apagar el saludo de fuera de la oficina.
“Hola, este es (nombre) en (departamento). Estoy fuera de la oficina hasta (fecha). Estaré revisando mis correos de voz a lo largo del día, así que déjeme un mensaje y le devolveré su llamada lo antes posible. Si necesita asistencia adicional, puede comunicarse con (persona de contacto alternativa) al (número de teléfono), o puede visitar nuestro sitio web en (URL) ".
