La mayoría de los hoteles realizan auditorías nocturnas, o cheques de balance de sus libros de contabilidad invitados.Estos cheques se completan para garantizar la precisión de las cuentas de los huéspedes, para verificar las transacciones financieras del día y para rastrear los porcentajes de ocupación y los ingresos de la habitación, así como para determinar qué invitados se retirarán al día siguiente. Las auditorías nocturnas pueden realizarse de forma manual o electrónica, y hay muchos pasos en el procedimiento general.
Completar publicaciones de carga pendientes
Los auditores nocturnos son responsables de garantizar que todas las transacciones de invitados del día se carguen correctamente y se publiquen en las cuentas de invitados. Estos cargos deben publicarse en la fecha exacta, de lo contrario, pueden surgir confusiones y discrepancias cuando el huésped se retira. Algunos ejemplos de cargos de este tipo incluyen cargos por servicio de habitación, cargos por teléfono o servicio de Internet, cargos por limpieza en seco, cargos por mini bar o costos de estacionamiento por valet.
Conciliar estado de la habitación y tarifas
Después de revisar el informe de ocupación del día y los informes de estado de limpieza, que se completan cada mañana, el auditor de la noche debe conciliar cualquier discrepancia entre los dos informes para conocer el estado real de ocupación de la habitación de hotel. Luego compara los registros de registro de invitados con el informe de la habitación para asegurarse de que las tasas cargadas o cotizadas coincidan. Por ejemplo, a algunos huéspedes se les puede cotizar un descuento por habitación corporativa al momento del check-in, pero el sistema de reservación lo tiene como tarifa estándar.
Verificar No-Shows
Cuando los huéspedes tienen reservas pero nunca se registran, se consideran no presentados. El auditor nocturno debe verificar esta información en el sistema de la oficina principal para asegurarse de que se eliminen las reservas duplicadas, se cobren facturas por no presentarse y que las habitaciones estén marcadas como disponibles. También debe anotar en el sistema que el cliente no se presentó, por lo que no hay problemas cuando se le cobra una tarifa por no presentarse.
Tasas e impuestos posteriores a la habitación
Este proceso de auditoría nocturna suele ser mucho más fácil con un sistema automatizado. El auditor de noche simplemente publica, o crea un cargo por, las tarifas de noche reales de la habitación y los impuestos aplicables a todas las habitaciones ocupadas. Después de confirmar las tasas e impuestos, el auditor nocturno crea una tasa de habitación e informe de impuestos.
La generación del informe
El auditor nocturno crea varios informes además de la tasa de habitación y el informe de impuestos. Estos incluyen el informe de operaciones diarias, los informes de departamento separados y el informe de saldo alto. El informe de operaciones diarias consta de un resumen de todos los negocios del día e incluye detalles como los ingresos generales, las transacciones en efectivo de la oficina principal, las estadísticas de operaciones y las cuentas por cobrar. Los informes de los departamentos separados incluyen todas las transacciones de otros departamentos del hotel, como un restaurante o bar, servicio de habitaciones y otras áreas del hotel. El informe de saldo alto simplemente identifica a los invitados que pueden estar cerca de alcanzar los límites de crédito de su cuenta.
Procedimientos finales
El auditor nocturno compara los pagos en efectivo y los pagos, equilibra los registros y luego crea un comprobante de depósito en efectivo para el banco. Luego realiza una copia de seguridad del sistema informático del hotel para garantizar que se guarda toda la información. El procedimiento final es distribuir todos los informes e información a las partes apropiadas, como el gerente general, el gerente de la recepción y el servicio de habitaciones o el gerente del restaurante.
