Las empresas confían en las auditorías de efectivo, un importante control interno, al revisar los procedimientos adecuados para el manejo de efectivo. Las políticas que restringen la cantidad de personas con acceso a efectivo y la cantidad de tareas de manejo de efectivo que cualquier persona puede realizar pueden limitar la actividad fraudulenta.
Acceso efectivo
Los procedimientos de auditoría de efectivo determinan cuántas personas manejan el efectivo en el punto de recolección principal. Solo los cajeros y los gerentes de recepción deben manejar el dinero cuando entra en el negocio. Las auditorías también deben garantizar que el cajero y el gerente de la oficina principal registren y firmen el dinero antes de que entre o salga de una caja fuerte. Dos personas deben estar presentes al retirar efectivo de la caja fuerte y llevarlo a la oficina de contabilidad o al banco.
Preparación del depósito
Las personas que no sean el cajero o el gerente de la oficina principal deben preparar el efectivo para el depósito. Las auditorías deben determinar qué individuos preparan los depósitos y cómo un supervisor en la oficina de contabilidad los revisará. La mayoría de las compañías requieren que los empleados completen varios formularios al registrar y preparar el depósito. Los auditores deben evaluar los formularios para garantizar que los empleados sigan todos los procedimientos de preparación de depósitos
Publicación de depósitos
Las auditorías deben centrarse en el sistema de contabilización que registra cada depósito en el sistema de información contable. Los auditores deben revisar los registros electrónicos para asegurarse de que cada depósito se publique en el sistema de manera oportuna. La publicación de depósitos retrasados crea situaciones difíciles en una oficina de contabilidad al alargar el período de recolección del flujo de efectivo. En la mayoría de las empresas, las personas que depositan depósitos en el sistema de información no deben ser quienes preparan los depósitos.
Reconciliación bancaria
Después de que el sistema de información contable registra los depósitos, el departamento de contabilidad prepara y revisa las conciliaciones bancarias para garantizar que el banco procese todos los depósitos de manera oportuna. Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento de contabilidad puede preparar conciliaciones sobre una base diaria o mensual.
Al auditar las conciliaciones bancarias, los auditores deben revisar cuándo los bancos registran los depósitos y si son consistentes con las fechas en que la oficina de contabilidad ingresó en el sistema de información. Las auditorías de conciliación también deben probar que los saldos de las cuentas del sistema de información coincidan con los saldos conciliados del extracto bancario.
Revisión de desembolso
Los auditores evalúan los desembolsos de efectivo de manera similar al depósito de efectivo. Los auditores deben revisar las facturas de las cuentas por pagar en el sistema de información contable para asegurarse de que el monto de la factura coincida con el monto del sistema. Los auditores también deben revisar el estado de conciliación bancaria para asegurarse de que todos los cheques que la compañía recorte a los proveedores se hagan efectivos a través del banco. Los auditores deben revisar los cheques pendientes para la validez. Si una empresa requiere empleados de cuentas por pagar para equilibrar las facturas con los estados de cuenta de los proveedores, los auditores deben verificar estas conciliaciones para verificar su exactitud y validez.
