Para los dueños de negocios con compañías en línea, no tiene sentido facturar a los clientes con cualquier otra cosa que no sea un correo electrónico de factura. Incluso los propietarios de negocios de ladrillo y mortero encuentran que las facturas por correo electrónico son una gran mejora con respecto a la versión en papel tradicional enviada por correo. La persona promedio revisa su correo electrónico aproximadamente 15 veces al día, y aproximadamente dos tercios de las personas lo hacen tan pronto como salen de la cama por la mañana. Esto le da a su factura un lugar prioritario en su mente sobre cualquier factura en papel que llegue días después en su buzón. En la mayoría de los casos, esto puede resultar en pagos más rápidos y consistentes en todos los ámbitos.
Las ventajas de las facturas de correo electrónico
Si ha facturado a los clientes por correo en el pasado, es posible que tenga dificultades para ver las ventajas de cambiar a la facturación en línea. En primer lugar, la facturación electrónica es mejor para el medio ambiente, ya que evita que millones de árboles se destruyan, además de innumerables galones de combustible en los vehículos de entrega por correo. Si ser ecológico es importante para sus clientes, la facturación en línea puede impresionarlos con su dedicación al medio ambiente. Además de este beneficio obvio, hay muchas otras ventajas a la facturación en línea.
- Enviar facturas en línea es mucho más barato. En lugar de pagar por papel, sobres y sellos, simplemente envíe un mensaje digital a través de Internet.
- Las facturas digitales pueden ser más seguras. Independientemente de las historias de terror de los piratas informáticos de negocios, sigue siendo tan fácil para los ladrones robar de su buzón como su correo electrónico.
- Le da a sus clientes opciones. Pueden pagar facturas mientras están fuera de la ciudad, en medio de la noche o en cualquier otra situación que les resulte conveniente.
- Los correos electrónicos son mucho más oportunos que el correo en papel. Si desea comunicarse con un cliente, puede hacerlo al instante en lugar de días de espera para que se le entregue un sobre.
- La facturación electrónica le permite optimizar todo el proceso de su negocio. Es posible ajustar toda la información y los programas de su oficina en una sola computadora portátil o tableta, lo que hace que su negocio sea verdaderamente portátil.
Uso de PayPal para enviar una factura
PayPal es un negocio de transferencia de dinero diseñado para ser una alternativa electrónica a los cheques y giros postales. Sus raíces iniciales comenzaron en 2000 y crecieron lo suficientemente rápido como para permitir una oferta pública en 2002. La popularidad de eBay y otros sitios que permiten a las pequeñas empresas prosperar hizo de PayPal el socio financiero perfecto para innumerables propietarios de pequeñas empresas.
Hoy en día, PayPal permite transferencias financieras entre personas o entre empresas e individuos.Los usuarios pueden enviar y recibir fondos a través de la interfaz de PayPal, lo que permite que las personas envíen dinero en línea sin dar su información financiera a extraños. Como el intermediario financiero para millones de transacciones, PayPal puede hacer que la facturación y la contabilidad sean mucho más fáciles que con las opciones de facturación individuales.
Para poder utilizar PayPal para enviar facturas, deberá configurar una cuenta de negocios en el sitio. Una vez que se aprueba su cuenta, que generalmente toma uno o dos días, puede crear y enviar facturas desde su escritorio o desde la aplicación en su dispositivo móvil. PayPal enviará la factura por correo electrónico a su cliente con un enlace de pago, y su cliente puede pagar utilizando su cuenta de PayPal o su tarjeta de débito o crédito. PayPal le permite personalizar sus facturas con logotipos e información de la empresa, lo que hace que esta sea una opción de aspecto profesional incluso para las empresas más pequeñas.
Simplificar usando una compañía de facturas
Dependiendo de sus necesidades financieras y de negocios, puede encontrar una amplia variedad de compañías de facturación que se ajusten a sus planes de facturación. Estas compañías ofrecen diferentes niveles de precios según el tipo de beneficios que incluyen, y todas tienen al menos una plantilla de factura básica para que usted la use.
Invoicamente
Invoicely es una de las muchas compañías que ofrecen una versión básica gratuita para que pruebes. Su versión básica le permite enviar correos electrónicos ilimitados sin límite de tiempo, pero carece de timbres y los silbidos incluyen los planes más caros. Suba uno o dos niveles, y puede agregar características como estados de cuenta recurrentes, realizar pagos en otras formas además de PayPal y más que la marca básica.
Debido
Due se considera casi universalmente entre los cinco primeros de todos los servicios de facturación en línea. Son conocidos por su seguridad superior, que es una ventaja para cualquier pequeña empresa. Ofrecen procesamiento de pagos internacionales, pagos a través de tarjetas de débito o crédito y su propio sistema de billetera digital seguro. Due incluso ofrece un mini folleto sobre la facturación para autónomos y otros propietarios de pequeñas empresas.
SimplyBill
SimplyBill se jacta de que es el sistema de facturación en línea más fácil. Ofrecen alrededor de 40 plantillas de facturas diferentes para una variedad de tipos de negocios, así como la posibilidad de incluir tasas de impuestos en sus facturas. Esto es clave si estás vendiendo productos en todo el país. Cada factura tiene un rastreador que le informa cuando el cliente la ha abierto, y su programa de hoja de cálculo le brinda una excelente imagen de su negocio de mes a mes o de año a año. Como una de las opciones de facturación en línea más baratas, SimplyBill solo cuesta $ 5 por mes para su plan básico después de una prueba gratuita de dos semanas.
Ola
Wave no es único en sus servicios sino en su estructura de precios. Ofrecen todos sus servicios de facturación de forma gratuita. Puede crear y enviar facturas desde su sitio, incluidas las facturas recurrentes y las de los planes de pago mensual. Las facturas son completamente personalizables para darles un aspecto profesional. Incluso puedes facturar sobre la marcha con su aplicación. La única vez que se le cobra a Wave es cuando acepta pagos a través de ellos. Ofrecen servicios de tarjeta de crédito y transacciones bancarias a través de su sitio web y cobran un porcentaje de su factura como tarifa de transacción. Sin embargo, para quienes facturan específicamente a través de PayPal u otros medios, la factura de Wave puede ser una alternativa atractiva.
Desventajas de los correos electrónicos de factura
Si bien el envío de facturas a través del correo electrónico puede parecer lo más natural para la mayoría de las empresas, puede haber desventajas al eliminar el antiguo método de facturación en papel. En primer lugar, muchas empresas prefieren tener una copia en papel de todas las transacciones para sus registros. Si bien puede imprimir correos electrónicos para guardar en sus archivos, pedir a sus clientes que hagan lo mismo puede verse como una imposición para algunas personas.
El uso de facturas en línea puede resultar en una tasa de pago más baja. Puede ser más fácil para su cuenta deslizar la mente de los clientes si no tienen una hoja de papel en la mano como recordatorio. Reduzca este peligro implementando un sistema de correos electrónicos de recordatorio cuando los pagos se retrasen.
Los pagos electrónicos generalmente llegan más rápido que los que se envían por correo, pero eso es solo si su cliente ve su factura. Todos los sistemas de correo electrónico tienen filtros de correo no deseado integrados que atrapan y desechan correos electrónicos desconocidos y no deseados. Si su factura queda atrapada en un filtro de correo no deseado, es probable que su cliente nunca lo vea. Puede reducir las posibilidades de que esto suceda pidiéndoles que lo agreguen a su lista de direcciones aprobadas, pero aún así puede suceder.
El uso de facturas en línea para facturar a los clientes puede resultar en pagos más rápidos, pero puede pagar un precio con tarifas de transacción. Es probable que su banco o institución financiera no le cobre una tarifa al depositar un cheque, pero todos los servicios financieros en línea cobran un porcentaje por transferir dinero de la cuenta de un cliente a la suya. Puede cancelar los aranceles como un costo de hacer negocios, pero es algo que tendrá que considerar al decidir si usar la facturación en línea.
