Cuando su organización necesita recaudar fondos, un evento de beneficios puede ser una opción agradable y lucrativa. Al ofrecer una salida por la tarde o por la noche combinada con la oportunidad de ganar premios de una rifa o una subasta en una subasta silenciosa, su organización puede recaudar dinero mientras construye buena voluntad y apoyo hacia su causa. Seguir las reglas de etiqueta adecuada puede aumentar ese soporte y mantenerlo a lo largo del tiempo.
Sé honesto y directo
Si bien la mayoría de las personas que asisten a un evento benéfico lo hacen sabiendo que se les pedirá, y quizás se espera que den dinero, también es importante agregar valor a los asistentes. Ofrezca comida, bebida y entretenimiento además de la subasta y la rifa, brindando a sus invitados la oportunidad de mezclarse y socializar. Cuando promocione el evento, haga una lista de las diferentes actividades de recaudación de fondos que se llevarán a cabo durante el evento. Un asistente puede considerar la compra de su boleto como la donación a la causa, y puede sentirse cegado por solicitudes adicionales de dinero a través de boletos de la rifa u otras solicitudes de donación.
Toma no por una respuesta
Incluso si su causa vale la pena y es importante, habrá momentos en que los posibles donantes no están dispuestos o no pueden dar dinero. Cuando alguien se niega a participar, acepta la respuesta gentilmente sin intentar usar la culpa o la manipulación para cambiar de opinión. Agradézcale amablemente por su consideración y, si corresponde, pregunte si puede comunicarse con ella en el futuro con otras oportunidades.
Venta de entradas durante el evento
En algunos eventos, los asistentes pueden comprar boletos para la rifa en una ubicación determinada, como la mesa de registro, o la organización tiene representantes itinerantes que se acercan a los invitados durante todo el evento. Si está trabajando en la sala para vender boletos, use la etiqueta adecuada cuando se acerque a las personas. Espere un momento de calma en las conversaciones antes de interrumpir, y siempre diga "Disculpe" o "Perdóneme" cuando inicie una conversación grupal. Sonríe, y ofrezca un breve espacio de ventas para sus boletos de la rifa. Lleve un montón de cambios para que pueda pagar facturas grandes para los compradores y siempre agradezca a los donantes.
Ser informado
Cuando venda boletos para la rifa o aliente a los donantes a participar en una subasta, los representantes deben estar lo más informados posible. Esto significa que deben saber tantos detalles como sea posible sobre el evento y los premios, para qué se utilizará el dinero y las implicaciones fiscales de participar. Prepare puntos de conversación para que cada representante los memorice, de modo que cada uno pueda proporcionar esta información sin hacer esperar a posibles donantes. Además de la presentación de ventas en persona, brinde información sobre su causa con pantallas ubicadas alrededor del evento. Por ejemplo, una pantalla de póster que resalte los servicios de su organización o un modelo a escala de un edificio propuesto puede ayudar a aclarar el propósito de la recaudación de fondos y generar apoyo de los donantes.
Di gracias
Cuando se termine el beneficio, tómese el tiempo para agradecer a los donantes que compraron artículos en la subasta y realizaron donaciones para la recaudación de fondos. Si bien puede ser imposible agradecer a todos los que compraron un boleto para la rifa, si los boletos se compraron de forma anónima, intente recopilar tantos nombres y direcciones como sea posible y envíe notas y cartas de agradecimiento personalizadas. Reconocer el apoyo de los donantes a su organización puede ayudar a establecer una base de donantes de repetición. Además de las cartas individuales, reconozca a los donantes en el sitio web de su organización, con carteles en el evento y en los anuncios del programa del evento y archivados en los medios locales.
