Un informe de proyecto comunica el estado de un proyecto en curso en una organización sin fines de lucro. Por lo general, el informe contendrá información específica sobre el presupuesto, hitos logrados y cualquier problema que haya surgido desde el inicio del proyecto. Al escribir un informe de proyecto, siga el formato básico, pero siéntase libre de agregar o eliminar secciones para adaptarse a su organización y objetivos específicos.
Crear la materia delantera para el informe. Cree una página de portada que contenga el nombre del proyecto, la fecha del informe y los nombres del administrador del proyecto y los miembros del equipo. Si su informe tiene más de cinco páginas, considere agregar una tabla de contenido para facilitar la localización de la información.
Para comenzar el informe del proyecto, escriba una sección de información general que explique al lector el estado básico del proyecto y cómo afectará a su organización sin fines de lucro. Mantenga esta sección en una página o menos y escriba con el objetivo de proporcionar una explicación a gran escala del progreso que su equipo ha realizado en el proyecto. Después de leer el resumen, un revisor debe tener una comprensión básica del alcance del proyecto, el estado actual, lo que queda por hacer y los problemas que espera encontrar.
Escriba una actualización sobre los hitos que ha logrado hasta la fecha. En esta sección, explique cada objetivo del proyecto completado y dígale a los lectores si llegó o no a tiempo. Incluya cualquier impacto positivo o beneficio inesperado de un hito. Por ejemplo, si completó una meta una semana antes de lo programado, explique cómo esto acelerará el producto final o ahorrará dinero para su organización sin fines de lucro.
Informar a los lectores sobre el estado del presupuesto del proyecto. Para una organización sin fines de lucro, el presupuesto es a menudo la mayor preocupación. En la sección de presupuesto, cree un análisis de presupuesto línea por línea que explique qué ha gastado y qué le queda por gastar. Si hay alguna discrepancia, brinde una explicación y los pasos que tomará para compensar la diferencia.
Proporcionar una explicación para cualquier retraso o problema. Si su organización sin fines de lucro ha tenido problemas inesperados durante el curso del proyecto, asegúrese de incluir una sección que detalle el problema. Para tranquilizar a los miembros de la junta y a los clientes, incluya los pasos específicos que tomará para corregir o prevenir el problema.
Explica los siguientes pasos. En un breve resumen, hágales saber a los lectores qué sucede después en un proyecto. Si necesita personal o información adicional, haga una lista de cada artículo. Esta información es crucial para una organización sin fines de lucro con recursos limitados. Cierre con una nota positiva, si es posible, expresando confianza en que el proyecto se completará a tiempo y dentro del presupuesto.
