El autor y columnista Harvey MacKay dijo una vez: "Si no planifica, entonces planea fallar". En ninguna parte es esto más cierto que en la gestión de proyectos. Un líder de proyecto exitoso debe ser capaz de hacer malabares con muchas bolas al tratar con un equipo diverso de personas, y la planificación estratégica, la evaluación y la medición están en el centro de todo. Si organiza un plan meticuloso, comuníquese claramente con su equipo y mida el progreso en el camino, el camino hacia un proyecto exitoso es casi seguro.
Define tus objetivos. Antes de que pueda comenzar a liderar cualquier proyecto, debe trabajar estrechamente con su cliente para asegurarse de que está en la misma página cuando se trata de lo que se espera del entregable final y de que las expectativas del cliente son razonables. Cree un documento de definición de proyecto que ofrezca un resumen general, establezca los objetivos acordados e incluya el alcance del proyecto, las suposiciones y los riesgos, cómo planea abordar el proyecto, qué partes de su organización eventualmente trabajarán en el proyecto y el costo estimado y estimaciones de duración. No comience un proyecto sin este documento firmado por los patrocinadores o clientes y cualquier parte interesada clave.
Planea, planea y planea un poco más. Jack Gido y James Clements, autores de "Successful Project Management", dicen que "Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien pensado antes del inicio del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto". Comience su planificación dividiendo el proyecto en una serie de grupos más pequeños, identificando tareas dentro de cada uno. Incluya hitos claros en la planificación, que lo ayudarán a evaluar si está o no en camino a medida que avanza el proyecto. Incluya los costos en los que incurrirá en cada paso del camino y las horas de trabajo estimadas para cada tarea.
Reúna un equipo para trabajar en el proyecto según las horas de trabajo y las habilidades necesarias que haya identificado durante el proceso de planificación. Comunique claramente los objetivos generales, los objetivos, el alcance y el presupuesto, así como sus roles individuales en el proyecto. Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga el presupuesto y los recursos para realizar el trabajo. Use los cuadros de RACI según sea necesario para que quede claro quién es responsable o responsable de cada hito, así como quiénes son los contribuyentes y quién necesita estar informado sobre el progreso.
Crear un horario para la comunicación regular con el equipo. Para proyectos a largo plazo, una reunión de equipo formal por mes puede ser suficiente, y pasar a una vez por semana a medida que avanza el proyecto. En las últimas semanas de un proyecto, es posible que las reuniones diarias sean necesarias. Sea accesible en todo momento para que todos y cada uno de los miembros del equipo respondan preguntas.
Medir el progreso del proyecto con frecuencia. Su trabajo es completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las expectativas de los interesados. Sin embargo, muchos proyectos se ven afectados por la expansión del presupuesto y el aumento del alcance. Jason Westland, autor y CEO de la firma de gestión de proyectos Method123, dice que el presupuesto del proyecto debe ser una parte viva del proyecto que usted revisa de manera continua con el equipo y las partes interesadas clave a lo largo de la vida del proyecto. Si evalúa el progreso regularmente y se comunica con su equipo de manera efectiva, debe poder identificar los problemas con el presupuesto y el alcance con anticipación y hacer las correcciones necesarias.
