Ya sea que se envíen por correo o por correo electrónico, las cartas comerciales siempre siguen un formato y estilo específicos. Seguir el formato llega al punto rápidamente y le informa a su lector acerca de los documentos relacionados adicionales que ha incluido, como un currículum, un contrato firmado o copias de las facturas pagadas. El detallar los adjuntos en el cuerpo de su carta y anotarlos al final de su carta es una manera profesional de ayudar al destinatario a comprender por qué está escribiendo y qué materiales adicionales envió.
Dile al lector por qué estás escribiendo
Una carta comercial bien escrita comienza con una sola oración que explica por qué está escribiendo. Indique al destinatario qué y cuántos documentos está adjuntando y por qué los incluye. Debe comenzar con frases como "Estoy adjuntando mi hoja de vida para el puesto de asistente de gerente" o "Adjunto una copia de la carta que recibí confirmando mi pago reciente".
Evite ser demasiado formal
La redacción de cartas comerciales no debe incluir la frase mucho más formal "Por favor, encuéntrela …" Si bien no es gramaticalmente incorrecto, ese tipo de lenguaje escrito formal se usa principalmente en revistas académicas, documentos oficiales y lugares donde se requiere un mayor nivel de seriedad. Como regla general, evite el lenguaje demasiado formal en su correspondencia comercial diaria y correos electrónicos.
Listar los archivos adjuntos o adjuntos debajo de su firma
En la parte inferior de la carta después de la línea de la firma es el lugar adecuado para enumerar los archivos adjuntos. Si está enviando un correo electrónico, doble espacio después de la firma y luego cite los archivos adjuntos con una breve notación como "Adjunto: currículum vitae para Jane K. Doe". Si está enviando una carta a través del servicio postal, agregará una notación que describa brevemente Los cerramientos de dos líneas bajo la firma. Puede escribir la palabra “anexo” (Ejemplo: “Anexo: Resumen del mercado mensual”) o usar la abreviatura comercial común “enc.” (“Enc: CV para John K. Doe)
Consejos adicionales para correo electrónico de negocios
Cómo nombrar adjuntos: El formato es crítico al enviar un correo electrónico de negocios. El nombre de archivo del archivo adjunto debe estar relacionado con su correo electrónico. Incluya su nombre, una breve descripción del tema y la fecha del correo electrónico. Si hay más de una página en su archivo adjunto, indíquelo también.
Adjuntar fotos de manera eficiente: Si está enviando fotos, asegúrese de recortar sus fotos para mostrar solo lo que es relevante y de tamaño pequeño o mediano que se descargará rápidamente en la computadora o dispositivo de su destinatario.
Asegúrese de incluir todo: Antes de sellar el sobre o presionar el botón de enviar, asegúrese de que sus recintos estén en el sobre o de que haya adjuntado sus documentos a su correo electrónico. Muchos reclutadores y otros negocios pueden descartar cartas que no incluyan los adjuntos solicitados. También da la impresión de que el remitente es descuidado.
