No hay duda de que los avances en tecnología, especialmente en términos de Internet, han facilitado y rápido el intercambio de información con personas de todo el mundo. Desafortunadamente, también ha llegado el precio de dejar que las gracias sociales tradicionales y el buen juicio queden en el camino de nuestra prisa por hacer amigos, lanzar ideas o sellar un acuerdo crucial. Esto es lo que necesita saber sobre el uso inteligente del correo electrónico tanto en su vida personal como profesional.
Monstruos en el espacio cibernético
Internet ha dado a luz a una nueva y malévola generación de villanos que se dividen en dos categorías: los que quieren dañar tu computadora y los que quieren dañarte. Los que quieren destruir todos los datos de su sistema lo hacen a través de virus de acción rápida adjuntos a correos electrónicos que lo tientan con un gancho intrigante en la línea de asunto ("¡Felicidades! Acaba de ganar la lotería") o simule venir de alguien que conozcas ("¡Hey! ¿Recibiste mi mensaje sobre el almuerzo la próxima semana?"). Lo que es tan insidioso acerca de esto último es que, en la superficie, el remitente parece ser legítimo, pero al abrir el correo electrónico, se le indica al receptor que haga clic en un enlace que desencadenará rápidamente la destrucción electrónica. Los correos electrónicos que pretenden advertir sobre problemas con una cuenta bancaria, una brecha de seguridad en PayPal o cualquier tipo de investigación criminal que solicite la atención inmediata y la cooperación del receptor siempre deben considerarse sospechosos. El otro tipo de ciber villano se esconde en las salas de chat, absorbe información personal de los blogs y es un visitante habitual en Facebook, MySpace y sitios web relacionados con las citas. Debido al anonimato que Internet proporciona a los usuarios de correo electrónico, no tiene idea de si ese chico guapo al que ha estado escribiendo, y acercándose a una fecha real, es realmente un graduado de Harvard, trabaja para Merrill Lynch, y maneja un Porsche o es un estafador de mala calidad que se aprovecha de las mujeres confiadas y está a punto de golpearte con una historia de sollozo que implica darle acceso a tu hogar y / o tus tarjetas de crédito.
Uso inapropiado de equipo de oficina
Una vez, se asumió que la mayoría de los empleados poseían el sentido común de no llamar al teléfono de la compañía durante horas con sus amigos, robar suministros de oficina para uso doméstico o usar la máquina Xerox para hacer varias copias de la novela que puedan o puede que no haya estado escribiendo en secreto durante las horas de trabajo. Sin embargo, lo que se volvió problemático fue que, en las ocasiones en que llegó el momento de despedir a alguien por robar una credenza o usar el medidor de franqueo para enviar facturas de un negocio en el hogar, la defensa más sencilla del empleado acusado era "Oh, no lo hice". Sé que no me permitieron hacer eso ". Esto dio lugar a que más y más compañías desarrollen manuales de procedimientos que identifiquen en términos estrictos lo que es y no es la conducta apropiada. Internet, por supuesto, ocupa un lugar destacado en muchas de las directrices de hoy. Claro que parece lo suficientemente inofensivo como para pasar una broma por correo electrónico, intercambiar chismes casuales o sugerir que tal vez el jefe sea un despreocupado. Sin embargo, tales comunicaciones no solo desperdician un tiempo valioso, sino que pueden quedar sujetas a una citación si la compañía está involucrada en una demanda. Además, un correo electrónico de partes desconocidas podría llevar uno de los virus mencionados anteriormente y poner a la compañía en un riesgo significativo.
Información privilegiada
La confidencialidad está a menudo en peligro cuando decidimos comunicarnos entre nosotros a través del correo electrónico. A diferencia de una carta que puede ser bloqueada o incluso quemada después de que el destinatario lo haya leído, un tercero puede acceder accidental o intencionalmente a la correspondencia por correo electrónico. Esto es especialmente perjudicial en el sector laboral si el contenido del correo electrónico se refiere a datos confidenciales, registros de pacientes / clientes o información sobre la estabilidad financiera de la empresa. La seguridad también está en peligro si, por ejemplo, una persona proporciona información de tarjeta de crédito o un número de Seguro Social en el contexto de una nota de correo electrónico a un proveedor en lugar de ingresar los datos a través de un sitio web seguro.
Conversación casual
Debido a que el correo electrónico se siente como un foro tan informal y relajado para conversar con la gente, a menudo extienden ese mismo nivel de familiaridad a los extraños y luego se preguntan por qué se quedan con el hombro frío. Un buen ejemplo de esto serían los aspirantes a autores que desean presentar su novela a un editor de una editorial. A diferencia de los viejos tiempos en que dichos lanzamientos siempre tomaban la forma de cartas impresas que se enviaban por correo postal junto con un sobre con sello y dirección propia, muchos editores reconocen que las consultas electrónicas no solo matan menos árboles sino que también les permiten Procesa la carga desalentadora de envíos mucho más rápido. Sin embargo, lo que al instante los apaga es el correo electrónico que comienza con "Hola, Emily", como si el remitente hubiera conocido a Emily durante años. Teniendo en cuenta que probablemente no conocería a Emily si la pasara por la calle, es arrogante suponer que una introducción por correo electrónico es una puerta instantánea a la amistad o que el remitente puede divulgar información personal que se encuentra fuera de los límites del protocolo profesional. Hasta que el destinatario te invite a usar su nombre, siempre es aconsejable equivocarte en el lado de la formalidad. También es prudente dar formato a la carta en la pantalla de su computadora como lo haría con una carta que se iba a imprimir y enviar por correo. Esto significa guardar las fuentes extrañas y los íconos sonrientes para los amigos y familiares que ya te conocen.
Deletreando la ventana
De acuerdo con la naturaleza informal de los intercambios de correo electrónico y la mensajería instantánea, parece haber dado a muchas personas una excusa para no revisar su contenido en busca de errores ortográficos y gramaticales. "Oh, es sólo un correo electrónico", dicen. "No es que a nadie le importe o tenga tiempo para atrapar todo". Sin embargo, lo que no tienen en cuenta es que el correo electrónico es un reflejo del orgullo (o falta de él) que reciben de su propio trabajo. Como nunca se sabe cuántas personas, además del destinatario deseado, lo verán, le convendría asegurarse de que esté tan libre de errores como sea posible antes de presionar el botón de enviar.
Consideraciones
Es un comentario triste sobre nuestra sociedad que tantas personas utilicen la naturaleza anónima de Internet para enviar correos electrónicos crueles, hirientes y viciosos. El hecho de que puedan adoptar personas "sin rostro" a través de múltiples cuentas de correo electrónico les ha brindado la posibilidad de ocultar sus verdaderas identidades detrás de los falsos simuladores y desencadenar discrepancias que probablemente estarían demasiado avergonzados de decir en persona. Ahí hay una palabra para el uso del correo electrónico: si no es algo que no estaría dispuesto a asumir en una conversación cara a cara, probablemente tampoco debería incluir un correo electrónico. Para obtener más consejos sobre la etiqueta del correo electrónico, así como consejos sobre cómo mantenerse a salvo en un medio electrónico, visite los enlaces que figuran al final de este artículo.
Insularidad
Por último, pero no menos importante, el correo electrónico ha afectado nuestro deseo y nuestra capacidad de comunicarnos entre nosotros a través del tiempo real. En lugar de hacer arreglos para reunirse con un amigo para almorzar y ponerse al día, se ha convertido en una molestia solo por chatear. En lugar de descolgar un teléfono o escribir una tarjeta de felicitación, se ha vuelto más conveniente simplemente enviar un correo electrónico a todo volumen. Incluso las notas de agradecimiento por un regalo o una cena encantadora han sido suplantadas por mensajes instantáneos. Sin embargo, lo más perturbador es que la generación más joven se ha vuelto más cómoda conversando a través del teclado que interactuando con otras personas en situaciones sociales. Esto, a su vez, tendrá un impacto negativo en sus habilidades verbales, lenguaje corporal y autoestima. Después de todo, si puede asumir cualquier identidad que desee en Internet, no hay razón para trabajar en averiguar quién es usted realmente como persona.
