El dinero es el alma de cualquier empresa, y es difícil tener éxito sin mantener un buen control de cómo fluyen sus ingresos. Parte de ese proceso es generar suficientes ingresos para ser rentable y mantener un control estricto de sus costos. A un nivel aún más básico, significa controlar quién tiene acceso a las cuentas bancarias de la empresa y bajo qué condiciones.
Consejos
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El titular de una cuenta es la persona que acepta la responsabilidad legal de manejar la cuenta.
Titular de cuenta en una sola propiedad
Si opera como propietario único, administrar su cuenta bancaria es simple. Usted será el titular de la cuenta, tal como lo haría si fuera su propia cuenta personal. Lo configurará de la misma manera, con su identificación personal y número de Seguro Social.
También proporcionará dos datos adicionales específicos de la empresa: su número de identificación de empleado del IRS, que necesita si tiene empleados o planea tenerlos y, si corresponde, el nombre ficticio con el que está haciendo negocios.. Su nombre está en la cuenta, por lo tanto, usted es el titular de la cuenta por definición legal.
Mantenerlos separados
Cuando su negocio se compone solo de usted, puede verse tentado a omitir todo el proceso de configuración de una cuenta separada para el negocio y utilizar una de sus cuentas personales para ambos propósitos. No es que tu hipocresía hazlo o que otras personas no hacer hazlo, pero es una muy mala idea
Tanto a usted como a su contador les resultará difícil separar sus transacciones comerciales y personales, y esto le supondrá una gran cantidad de trabajo adicional al final del año y al momento de los impuestos. No es sostenible si planea hacer crecer su negocio, por lo que es más inteligente hacer las cosas de la manera correcta desde el principio.
Dar a alguien más acceso
En la mayoría de las empresas, llegará el momento en que esté demasiado ocupado para hacer todo por sí mismo. En ese momento, deberá otorgarle a otra persona acceso a las cuentas bancarias para que puedan manejar al menos transacciones de rutina y pagos de facturas por usted. Estas personas no serán titulares de cuentas como usted, pero le delegarán cierto grado de autoridad para realizar operaciones bancarias en su nombre.
En compañías más grandes, las personas que elija pueden ser gerentes o miembros clave de su equipo de contabilidad. En una pequeña empresa, podría ser tan simple como otorgar a su única autoridad de firma de personal. Su banco registrará su identificación personal y números de Seguro Social como si fueran titulares de cuentas.
Titulares de cuentas en asociaciones
Configurar cuentas bancarias en una sociedad es un proceso bastante similar. Cada socio proporciona una identificación personal, así como el número de identificación del empleado de la empresa y su nombre ficticio. En este caso, también deberá proporcionar una copia del acuerdo de asociación y el certificado de registro si se trata de una sociedad limitada.
Cualquier socio con más del 25 por ciento de participación y el controlador significativo que asume la responsabilidad principal de dirigir la empresa debe proporcionar información adicional. En algunos casos, como un grupo de médicos que operan en forma conjunta en una clínica, cada socio puede tener una cuenta primaria separada pero acceso compartido a un número de cuenta secundaria para sus operaciones colectivas.
Acceso a cuentas en otras estructuras de negocios
Las compañías más grandes e incorporadas configuran cuentas bancarias de manera similar, con un controlador significativo y cualquier persona que posea una participación del 25 por ciento o más le proporciona al banco información personal adicional.
En estos casos, la compañía también podría proporcionarle al banco un acuerdo operativo que explique quién es responsable de la administración de la compañía y un documento llamado resolución bancaria que explica qué personas tienen autoridad para establecer cuentas y servicios con el banco y bajo qué condiciones. Cuanto más grande sea la empresa, más probable es que la administración bancaria y de cheques a diario sea realizada por gerentes o personal de contabilidad de niveles relativamente bajos, en lugar de los propietarios o la alta gerencia.
Estableciendo controles
Es importante tener controles sobre el uso de sus cuentas bancarias y especialmente sobre los cheques y la autoridad de pago. Esto puede ser tan simple como mantener los controles físicos de la compañía bajo llave y restringir las claves a unas pocas personas de confianza. En compañías más grandes, esto no es práctico, pero puede optar por configurar su software de contabilidad para que solo personas específicas puedan imprimir cheques. Otro control común es exigir una segunda firma autorizada en cheques por encima de un monto determinado en dólares, lo que reduce el riesgo de fraude o malversación.
