Resolver la diferencia entre los tipos de cuenta es esencial para comprender cómo contabilizar las transacciones comerciales. Se espera que los dueños de negocios y el personal de contabilidad puedan discernir rápidamente la naturaleza de las transacciones. La sincronización de los flujos de efectivo de la transacción es la clave, pero una vez que se determina el tipo de cuenta, puede ser aún más importante determinar qué hacer con la cuenta y cómo lo usará un analista.
Sincronización
La principal diferencia entre responsabilidad y gasto es el tiempo. Los gastos son gastos del período actual que no tienen beneficios futuros. Los pasivos existen cuando una empresa tiene una obligación futura relacionada con un beneficio ya recibido. Cuando se reserva un pasivo, la empresa registra un pasivo como crédito y carga una cuenta de gastos. Esto coloca el gasto en el período en el que se beneficiará el gasto futuro, que está de acuerdo con el principio de correspondencia.
Ubicación del estado financiero
Las cuentas de responsabilidad civil se encuentran en el balance general de la compañía y se clasifican como a largo plazo o a corto plazo en función de la fecha en que vencerá el pasivo. Los gastos se encuentran en el estado de resultados. Debido a que los gastos se registran en el período al que corresponden, no hay necesidad de segregar por tiempo. Es importante tener en cuenta que dado que las cuentas de pasivos cambian los saldos año tras año, estos cambios también se encuentran en el estado de flujos de efectivo (SoCF). Los gastos también se incluyen en el SoCF, pero no se enumeran explícitamente. Cuando el ingreso neto se ajusta para obtener efectivo de las actividades operativas en el estado de cuenta, se incluye la actividad de gastos.
Interpretación
Cuando los analistas interpretan los estados financieros, los pasivos y los gastos tienen diferentes significados. Como los pasivos representan obligaciones futuras, a los analistas les preocupa que la compañía tenga la capacidad de cumplir con estas obligaciones futuras. Esta cualidad se llama la solvencia de un negocio. Los gastos, en sí mismos, no son vistos como positivos o negativos; sin embargo, los analistas pueden estar interesados en cómo surgieron los gastos. Si una empresa tiene altos niveles de gastos sostenidos en comparación con los ingresos, esto podría ser más preocupante que una empresa que tiene unos gastos únicos más grandes.
Obligaciones futuras de pago
No todos los pagos futuros se clasifican como pasivos. Los pagos futuros que requiere una compañía, pero cuando la compañía no ha recibido el beneficio, no se registran en los registros contables, sino que se revelan en las notas a los estados financieros. Un ejemplo común de este fenómeno se encuentra en la contabilidad de los acuerdos de patrocinio. A pesar de que una compañía puede estar obligada por contrato a patrocinar un evento por cinco años, la compañía no registrará una responsabilidad por adelantado por el acuerdo. La compañía solo registrará la responsabilidad por el beneficio recibido pero no pagado.
