Una oficina sin papel puede ayudar al medio ambiente, pero puede crear dolores de cabeza en el proceso si no se implementa un sistema de flujo de trabajo adecuado. Mover todo al espacio digital requiere establecer un control de documentos y procedimientos de flujo de trabajo que aseguren que no se pierda nada en la transición. Cuando los buzones físicos retroceden a los basureros de la historia, los virtuales deben reemplazarlos.
Going Digital
En una oficina sin papel, el objetivo es mover todo lo posible en línea. Los documentos impresos se escanean y se colocan en una ubicación compartida en su sistema informático donde los usuarios autorizados pueden acceder a ellos. Además de los beneficios ambientales, una oficina sin papeles bien administrada puede hacer que la información sea más fácil de encontrar que en los sistemas de archivo tradicionales. Las carpetas en un archivo virtual almacenan documentos más antiguos para que no abarroten las áreas a las que se accede con frecuencia, pero aún están disponibles cuando se necesitan.
Calendarios compartidos
Al cambiar los horarios de los empleados a un calendario compartido, los empleadores pueden administrar el tiempo de vacaciones y otros asuntos que afectan el horario de trabajo. También permite a los compañeros de trabajo realizar un seguimiento de reuniones y otros eventos programados. Los equipos que comparten calendarios de trabajo pueden monitorear quién está dentro y quién está fuera de la oficina y puede estructurar el flujo de trabajo en los proyectos con eso en mente. Ser capaz de ver que las partes interesadas clave se dirigen a una conferencia al final de la semana, por ejemplo, puede motivar a alguien para que complete el borrador de un documento o contrato clave con mayor rapidez para que esas partes tengan la oportunidad de ofrecer sus comentarios antes El contenido se completa.
Gestión de documentos
Las oficinas sin papel necesitan un sistema que ordene cómo se deben mantener y almacenar los documentos. Cree una convención de nomenclatura de documentos y una estructura de carpetas para que los documentos sean fáciles de encontrar. Los sistemas de gestión de documentos a menudo permiten tanto el "control" como el seguimiento de los cambios. Esto evita que varias personas trabajen en un documento al mismo tiempo y permite el control de versiones. El hecho de exigir que los documentos se actualicen en la ubicación compartida reduce los problemas que se producen cuando los usuarios descargan un archivo, realizan actualizaciones y los envían por correo electrónico y luego no mantienen la versión oficial actualizada.
Gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos ayuda a realizar un seguimiento de los hitos y plazos de los proyectos. Necesitará un sistema que pueda realizar un seguimiento de las tareas y los cronogramas del proyecto y permite a los empleados indicar cuándo se ha completado algo. Las notificaciones deben alertar a alguien cuando una nueva tarea necesita su atención. Las personas pueden realizar un seguimiento de sus propios proyectos, mientras que los gerentes pueden obtener una visión integral de lo que se está haciendo en todo el equipo y reasignar los recursos según sea necesario. Los proyectos deben archivarse digitalmente una vez que estén completos, junto con las lecciones aprendidas, para que la transferencia de conocimientos pueda ocurrir fácilmente cuando un proyecto similar comience más tarde.
