Con el continuo avance de la tecnología, una de las tendencias más recientes del siglo XXI ha sido la llamada oficina sin papeles. Una oficina sin papel no es en realidad completamente sin papel, sino que utiliza un mínimo de papel y convierte toda la documentación posible a formato digital. Una oficina sin papel tiene tanto ventajas como desventajas, ambas deben ser consideradas por una organización que esté considerando una transición desde el mantenimiento de registros convencionales.
Más compacto y eficiente
Los archivos digitales requieren mucho menos espacio físico que los archivos en papel, y son mucho más fáciles de mantener organizados. Además, los archivos digitales archivados son mucho más fáciles de acceder que los archivos en papel archivados. Los archivos digitales se pueden compartir fácilmente entre muchos usuarios a la vez, y se puede acceder a ellos desde ubicaciones remotas, lo que mejora la eficiencia del trabajo.
Ambientalmente consciente
Menos archivos en papel significa menos papel utilizado para copias duplicadas y para el mantenimiento de registros generales. Este factor hace que una oficina sin papel sea más consciente del medio ambiente en la mayoría de los casos. Para revistas en línea y otras publicaciones, la publicación digital significa la eliminación de las tintas que contienen metales pesados, solventes y otras sustancias que son dañinas para el medio ambiente.
Problemas de software y hardware
Una oficina sin papel es tan eficiente como el software y el hardware utilizados para almacenar los registros permiten que los trabajadores lo sean. Los errores de software y las averías de los equipos pueden causar importantes interrupciones en el funcionamiento de una oficina sin papel. El mantenimiento del software y hardware de una oficina sin papel también es una preocupación; El personal o los consultores de tecnología de la información (TI) son a menudo una necesidad, así como los técnicos para reparar el hardware de forma regular.
Errores de entrada de datos y curvas de aprendizaje
Al igual que con cualquier transición, la transición a una oficina sin papel a menudo implica una curva de aprendizaje, especialmente en un entorno de oficina donde los empleados no son expertos en informática. Los errores de entrada de datos pueden ser costosos y pueden dar lugar a problemas importantes. Además, la entrada de datos y los errores de archivo pueden dar como resultado una clasificación errónea de los registros, lo que dificulta o imposibilita encontrarlos en una fecha posterior.
Preocupaciones de seguridad
Los registros digitales pueden ser vulnerables a un acceso no autorizado, ya sea por piratería o por seguridad laxa por parte del personal. Especialmente con registros legales y médicos confidenciales, la pérdida de datos puede resultar en una responsabilidad significativa para la compañía involucrada, especialmente si hay negligencia. La eliminación de registros digitales presenta una dificultad especial, especialmente en un entorno de red compartido. El simple hecho de borrar un archivo no elimina completamente un registro digital, del mismo modo que tirar un documento a la papelera no impide que otra persona recupere el papel más tarde.
