La documentación del proceso describe claramente las tareas críticas que tienen lugar en una empresa. Eliminan la confusión entre los empleados y ponen a todos los miembros de una empresa en la misma página. Un documento de proceso define cuáles son los procesos actuales en una empresa. Al identificar las prácticas actuales, a menudo se descubren fallas en el sistema actual y se puede mejorar. La documentación del proceso también permite a la empresa adaptarse más rápidamente a las cambiantes necesidades comerciales. Definir claramente las funciones actuales de su empresa permitirá a la compañía avanzar.
Determine el alcance del documento. Puede documentar cada proceso dentro de una compañía o en compañías más grandes, enfocándose en un conjunto de procesos. Por ejemplo, una gran corporación podría querer comenzar solo con sus funciones contables, en lugar de documentar todo el funcionamiento de la organización.
Redactar una representación visual de una página de los procesos. Incluya una matriz de aplicabilidad, un resumen de quién es responsable de cada tarea o un diagrama de flujo del proceso. Un diagrama de flujo de proceso es una representación de alto nivel de los distintos pasos para completar un proceso y cómo los pasos fluyen a través de la organización. Por ejemplo, los distintos pasos para pagar una factura podrían resumirse con un diagrama de flujo del proceso.
Explicar el impacto que el proceso tiene en los productos y servicios. Detalle los efectos de las operaciones normales y los efectos que causaría una falla en el proceso. Por ejemplo, si las facturas se pierden y no se pagan, el proveedor se negará a enviar el próximo pedido.
Definir los roles dentro del proceso. Identifique los roles por su función de trabajo y no por individuo. Por ejemplo, los empleados de cuentas por pagar procesan las facturas y las ingresan en el sistema para su pago. El controlador aprueba las facturas y autoriza el pago.
Resuma todos los sistemas informáticos y software utilizados en el proceso. Defina claramente cada sistema, su finalidad y su funcionalidad.
Documentar el proceso de principio a fin. Use su diagrama de flujo de proceso como una guía para redactar el texto. Incluya tantos detalles como sea posible, dependiendo del alcance que haya elegido incluir en el documento. Use nombres de roles para asignar responsabilidades en lugar de nombres individuales.
Incluir una sección para excepciones. Documente lo que sucede cuando no se sigue el flujo normal del proceso. Por ejemplo, cuando los sistemas informáticos están inactivos, se promulga un sistema de contabilidad en papel para procesar las facturas.
Revise el documento de proceso con todas las partes afectadas. Asegúrese de que todos estén de acuerdo sobre los procesos.
