"Conocimiento tribal" se define como cualquier información no escrita que su empresa, equipo, grupo o tribu utiliza para lograr sus objetivos. El problema con el conocimiento tribal es cuando pierdes a los miembros clave de la tribu, el conocimiento se va con ellos. Cuando documenta los procedimientos o el proceso de su empresa, puede proteger este conocimiento y rápidamente poner a los nuevos miembros al día. Comprender la necesidad de documentar el "Conocimiento tribal" es un elemento importante para crear estos documentos.
Defina sus entregables
Cree una "Declaración de alcance" escribiendo una declaración simple que identifique todo lo que se incluirá en este proyecto de documentación. Identifique claramente el proceso específico que será documentado. Indique si la documentación del proceso refleja cómo funciona realmente el proceso hoy o define cómo debería funcionar el proceso en el futuro.
Cree una "Matriz de propiedad" que muestre quién es el propietario del proceso o quién posee qué partes del proceso. Esta matriz puede ser tan simple como un organigrama o un diagrama de flujo de proceso que identifique claramente a los propietarios y la información de contacto de los propietarios.
Identificar los productos o servicios específicos que están siendo documentados. Normalmente, esta es una lista que incluye toda la información pertinente, como el número de modelo, el número de pieza y la descripción.
Describa los roles de los involucrados en el proceso. Proporcione una explicación clara basada en el título del trabajo y no en las capacidades individuales. Explica qué hace esta posición y cómo encaja en el proceso. Esto puede ser un solo documento que incluya el título y la descripción del trabajo o una descripción completa del trabajo para cada posición clave en el proceso que se documenta.
Documente cada paso del proceso, de principio a fin, creando un diagrama o diagrama de "Flujo de proceso". Normalmente, se crea un diagrama de flujo de alto nivel que muestra los pasos principales del proceso y un diagrama de flujo de bajo nivel documenta los pasos del proceso que están subordinados a cada uno de los pasos principales.
Cree la documentación apropiada de "Políticas y procedimientos" para cada paso del proceso. A medida que explore el proceso con entrevistas e investigaciones, surgirán estas políticas y procedimientos. Mantenga notas detalladas, que servirán de base para la creación de estos documentos de políticas y procedimientos.
Incluya un documento en sus entregables que proporcione una explicación del proceso interno de "Gestión de documentos". Este documento debe explicar cómo los documentos de la empresa se revisan y aprueban, y se distribuyen y archivan dentro de la empresa.
Crear los documentos
Haga un inventario de los documentos existentes para obtener una comprensión clara de lo que está actualmente en su lugar. No tiene que reinventar la rueda creando documentos nuevos si la misma información está cubierta en los documentos existentes. Identifique cuál de estos documentos es utilizable y sobre qué se puede construir, y qué documentos están obsoletos. Con un inventario completo de documentos existentes, sabrá qué documentos faltan y se deben crear. Genere una lista general de documentos que muestren el estado de cada documento como existente, obsoleto o nuevo. Tenga este "Inventario" en mano antes de su primera reunión con el gerente superior.
Cree la "Matriz de propiedad" revisando todo lo que ya esté disponible, como los organigramas existentes y los directorios de la empresa. Tenga esta "Matriz de propiedad" en la mano antes de su primera reunión con el gerente superior.
Reúnete con el gerente principal y revisa tu "Inventario" y "Matriz de propiedad". El objetivo de esta reunión no es solo conseguir que el gerente principal evalúe su investigación, sino que la apruebe y esté de acuerdo con su plan. Prepárese para esta reunión y no pierda el tiempo del gerente superior.
Reúnase con cada jefe de departamento después de haber realizado todos los cambios del gerente principal en su "Inventario" y "Matriz de propiedad". El objetivo de estas reuniones de jefes de departamento es actualizar al jefe de departamento sobre lo que está haciendo e iniciar discusiones sobre el rol de cada jefe de departamento y los pasos del proceso que poseen. Tome notas detalladas o grabe la reunión para que no se pierda nada. A medida que avance en estas reuniones de jefes de departamento, el proceso surgirá y comenzará a solidificarse.
Actualice todos los entregables de forma continua a medida que recibe la información nueva o más precisa de cada jefe de departamento. Después de su última reunión de jefes de departamento, debería haber completado aproximadamente la mitad de sus entregables.
Reúnase con los supervisores apropiados, los mejores artesanos y otras personas involucradas en el proceso para aclarar lo que realmente está sucediendo en ese paso del proceso. Estas personas serán identificadas por el jefe de su departamento durante su entrevista. Estas personas prácticas suelen tener más conocimientos sobre los procedimientos paso a paso, día a día, en su área de responsabilidad que sus respectivos jefes de departamento. Nuevamente, tome notas detalladas y haga todo lo posible para estar preparado antes de reunirse con estas personas para minimizar el tiempo que está tomando de su día ocupado.
Completa tu primer borrador de todos tus documentos. Esto se denomina primer borrador, pero estos documentos aún deben estar completamente completos en función de toda la información que haya obtenido hasta la fecha.
Distribuya sus primeros documentos borrador, claramente marcados como primeros proyectos, a los jefes de departamento y subordinados respectivos para su revisión. Déles tiempo para que revisen completamente estos documentos y les piden que vuelvan a marcar los cambios.
Inicie una segunda ronda de reuniones individuales con los mismos jefes de departamento y subordinados para revisar todas las líneas rojas y prepararse para el borrador final de estos documentos.
Completa todas las revisiones de la línea roja. Preste mucha atención a los cambios en un solo paso, que pueden afectar al paso anterior o posterior, y cambie los documentos, procedimientos o pasos de flujo en consecuencia. Envíe este borrador final a los jefes de departamento y subordinados respectivos para su revisión final.Presente todo el borrador final al mismo tiempo al gerente superior para que lo revise el gerente superior.
Realice las revisiones finales y envíe estos documentos revisados al iniciador para su aprobación final. Puede haber numerosas revisiones de ida y vuelta antes de la aprobación final. Necesita que cada subordinado y jefe de departamento le dé una aprobación completa sobre los documentos, o partes de los documentos, que se relacionan directamente con su área de responsabilidad. Sin embargo, su documentación no se considera aprobada hasta que el gerente superior la haya revisado y aprobado.
Consejos
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Las entrevistas pueden ser delicadas, ya que está interrumpiendo la jornada laboral de alguien. Prepárese para estas entrevistas teniendo a su disposición los materiales pertinentes, como el "Diagrama de flujo del proceso" u otros documentos que ayudarán a que la entrevista avance. Sea agradable y siempre trate a todos con la misma dignidad y respeto que espera de usted mismo. Sea eficiente y mantenga la entrevista centrada en el objetivo específico de la reunión.
