A menudo en los negocios, se nos exige que incluyamos una carta de presentación que acompañará a un informe más amplio que podría enviarse por correo, entrega especial o incluso correo electrónico. Una carta de presentación formal tiene un propósito muy específico y debe escribirse de tal manera que presente y describa el contenido, reitere el tema principal del informe, así como indique los próximos pasos o acciones a tomar.
Escribir una carta de cubierta del informe
Use papel con membrete de la compañía para redactar la carta de presentación de un informe en función de la importancia del documento que acompaña. Incluso si usa el correo electrónico fijo, trátelo como una carta de presentación en papel al incluir una imagen del logotipo de la empresa en la página del correo electrónico.
Incluya la fecha del día, así como la información de la dirección, incluyendo el nombre y apellido, el título, el nombre comercial, la dirección de la calle y la ciudad, el código postal. Use el saludo "Estimado" seguido de un saludo formal, como las abreviaturas Sr., Sra. O Sra., Si el individuo es un extraño o "Estimado" con el nombre y / o apellido del destinatario si el individuo es conocido.
Indique el propósito de la carta en el cuerpo de la carta usando las palabras tales como "Esta carta proporciona el (nombre del informe) para su revisión o comentario (o cualquiera que sea la acción deseada). Aproveche esta oportunidad para resumir brevemente de qué trata el informe. Trate de resumir el propósito del informe de la manera más sucinta posible, en una o dos oraciones como máximo.
Tenga en cuenta la conclusión del informe aquí sin revelar la esencia de los hallazgos del informe. Desea que el lector lea el informe real y no solo la carta de presentación. La carta de presentación debe despertar el interés del lector por lo que se encontrará en el informe final.
Tenga una conclusión formal o una sección de los próximos pasos donde indique cuáles son las acciones deseadas por parte del destinatario. ¿Desea que pasen el documento o que firmen el documento o coordinen una reunión más grande para presentar los resultados? Sea muy específico sobre los próximos pasos, así como el día y la fecha si se requiere una acción sensible al tiempo.
Termine la carta de presentación con una firma formal, como Cordialmente, Muy sincero o Saludos cordiales. Incluya el nombre y título del autor de la carta. Indique los nombres de otras personas que recibirán el informe y la carta de presentación en una lista de cc.
