En la mayoría de los casos, la estructura organizativa de una empresa se vuelve más jerárquica con el tiempo. Una estructura jerárquica no solo crea un diseño organizativo más formal, sino que también aclara los roles y las responsabilidades de los empleados en todos los niveles. Como señala MindTools.com, las funciones y responsabilidades claras proporcionan ventajas vitales necesarias para el crecimiento continuo. Entre los más importantes se encuentran el aumento del control interno, las oportunidades para la especialización laboral, la mejora de la gestión de procesos y el mejor desempeño operativo.
Control interno
Los controles internos sólidos, como la separación de tareas, los diferentes niveles de autoridad y las revisiones periódicas son vitales para gestionar los riesgos internos de manera efectiva, establecer la responsabilidad y mantener una ventaja competitiva. Según la Federación Internacional de Contadores, las funciones y responsabilidades claras son vitales para establecer la jerarquía de toma de decisiones que requiere un sistema de control interno sólido. Por ejemplo, dividen una empresa en niveles que determinan quién creará la estrategia de gestión de riesgos, quién proporcionará supervisión y quién implementará los controles a nivel operativo.
Especialización laboral
La capacidad de relacionar las habilidades, las calificaciones y la experiencia de la persona adecuada con el trabajo correcto es vital para una administración eficiente y para lograr objetivos a largo plazo. Al aclarar los roles y las responsabilidades, una empresa en crecimiento puede definir mejor los puestos de trabajo, lo que a su vez permite una mayor especialización en el trabajo. Las descripciones de trabajo adecuadas también proporcionan una base objetiva para evaluar el desempeño de los empleados, identificar las necesidades de capacitación y promover a los empleados. Todos estos, en última instancia, ayudan a una empresa a ser más eficiente.
Gestión de proceso
Se necesitan roles y responsabilidades claros para crear lo que EMC, una compañía global de tecnología de la información, denomina un marco de cooperación. Cuanto más grande se vuelve un negocio, más difícil se vuelve para un propietario gestionarlo solo. Sin embargo, sin definir roles y responsabilidades, el entorno de gestión puede descender rápidamente a un campo de batalla de egos en competencia. Por otro lado, las funciones y responsabilidades bien definidas, junto con un marco de toma de decisiones, ayudan a garantizar que tanto los procesos como las personas se combinen a la perfección.
Desempeño operacional
Quizás la mayor ventaja de todas es que las funciones y responsabilidades claras ayudan a mejorar el rendimiento operativo. Aunque el desempeño sobresaliente se basa en una serie de factores, mucho depende de la definición clara de los roles y responsabilidades de cada empleado. Esto es fundamental no solo para ayudar a una empresa a identificar y decidir cuándo es el momento adecuado para aprovechar las nuevas oportunidades, sino también para asegurarse de que el trabajo no se pase por alto, se duplique ni se complete de manera ineficiente.
