Cuando escribe a un empleado, realiza una de las tareas de administración más difíciles pero cruciales. Escriba a los empleados de manera justa, cuidadosa y constructiva y tendrá un departamento bien manejado con mejoras en el rendimiento. Escriba a un empleado vengativamente, con exageración o por razones puramente punitivas y puede terminar con un traje en sus manos. Trabaje con su departamento de recursos humanos para asegurarse de utilizar el proceso corporativo para mejorar el desempeño de los empleados.
Verifique las políticas corporativas al redactar un empleado. Muchas organizaciones han establecido políticas o formularios para redactar un empleado y esperan que se sigan. Si no sabe si existe tal política, consulte con su propio supervisor o con un empleado a largo plazo. No rompa la confianza compartiendo a quién se referirá el escrito.
Etiquete la redacción de un plan de mejora de rendimiento. La etiqueta del plan de mejora del rendimiento (PIP) coloca a la redacción del empleado en el modo y la función correctos. Su objetivo es mejorar el rendimiento y proporcionar un plan constructivo para hacerlo, no para reprender verbalmente o avergonzar al empleado.
Comience enumerando cronológicamente los problemas de rendimiento observados objetivamente. Estos deben leerse de la manera más objetiva posible con la menor cantidad de declaraciones de opinión posibles. Recuerde, estos se convierten en documentos legalmente responsables. Apégate a los hechos y deja que el resto permanezca en tu propia mente.
Conecte los problemas de rendimiento con la descripción del trabajo real. Su empleado debe tener una descripción del trabajo con objetivos concretos. Observe cómo los problemas de desempeño observados impactaron negativamente el logro de los objetivos enumerados en la descripción del trabajo. Sea lo más claro, conciso y directo posible.
Escriba los pasos concretos de un plan de mejora. Cuando escribe a un empleado, tiene que funcionar positivamente hacia el futuro, no negativamente hacia el pasado. Especifique las acciones concretas que desea que el empleado tome. Sea claro sobre el proceso, con quién se compartirá el PIP y las consecuencias para los problemas de rendimiento continuo. Vuelva a leer el documento varias veces, leyéndolo en voz alta y haciendo los ajustes necesarios. Termine con declaraciones positivas sobre los logros del empleado y su deseo de ver que el empleado continúe contribuyendo de esta manera.
Tener una reunión privada con el empleado. Sin indicar a otros empleados que la persona está en problemas o bajo disciplina, tiene una reunión privada. Use un lugar donde los compañeros de oficina no puedan pasar por alto o escuchar. Mantenga su tono calmado y evite las respuestas emocionales. Asegúrese de que el empleado entienda lo que ha escrito y haga que el empleado ponga sus iniciales en el documento que indica que el empleado entiende la información.
Consejos
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Deje en claro que esta reunión no se trata de defender acciones pasadas, sino de mejorar el desempeño futuro. Si el empleado se niega a iniciar o firmar el documento, tenga en cuenta eso y fírmelo usted mismo. Entregue una copia al empleado y guárdela.
