QuickBooks es uno de los sistemas de software de contabilidad más utilizados para pequeñas empresas. QuickBooks Pro puede administrar la contabilidad de una pequeña empresa de construcción, aunque hay un programa más avanzado disponible a través de QuickBooks Premier que ofrece funciones adicionales por dinero adicional. Existe un debate dividido sobre si la versión Premier garantiza el gasto adicional sobre la versión Pro. La versión para contratistas de QuickBooks Premier tiene características que son específicas del costo de los trabajos y la facturación para la industria de la construcción. La configuración de una empresa de construcción, independientemente de la versión que compre, es la misma.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Software QuickBooks de Intuit
Abre QuickBooks. Haga clic en “Crear una nueva compañía”. Haga clic en “Iniciar entrevista”. Ingrese la información de su compañía. Esto incluye el nombre de su empresa, el número de identificación fiscal, la dirección, el número de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico y el sitio web. Haga clic en Siguiente."
Seleccione su industria, "Contratista general de construcción". Haga clic en "Siguiente".
Indique la estructura organizativa de su empresa. ¿Es usted propietario único, sociedad o LLP, LLC, corporación, S-corporation o una organización sin fines de lucro? Haga clic en Siguiente."
Ingrese el primer mes de su año fiscal. La mayoría de las empresas utilizan enero. Si no está seguro, es mejor buscar el consejo de un contador. Haga clic en Siguiente."
Configura y confirma tus contraseñas si quieres usarlas. Haga clic en Siguiente."
Haga clic en "Siguiente" nuevamente para guardar el archivo de su compañía, luego designe un nombre del archivo y la ubicación en su computadora donde desea que se aloje el archivo. Haga clic en "Siguiente" para personalizar aún más los datos de su empresa.
Responde las preguntas sobre lo que vendes. ¿Vendes solo servicios o solo productos? ¿O venderás ambos? Si actualmente solo vende uno o el otro, pero cree que en algún momento puede expandir y desea vender ambos, haga clic en ambos. Tener la capacidad y no usarla es más fácil que no tenerla, necesitarla y configurarla más tarde. Haga clic en Siguiente."
Indique si cobra el impuesto sobre las ventas. Si actualmente no cobra el impuesto sobre las ventas, pero cree que en un momento posterior puede hacerlo, haga clic en "sí". Al hacer clic en "sí" no significa que el sistema siempre cobrará impuestos. Solo lo hará cuando usted lo aconseje. Es mejor tener la capacidad y no usarla que necesitarla y no tener la capacidad.
Indique si desea poder crear estimaciones utilizando el software QuickBooks. QuickBooks le recomendará que seleccione "sí" y es muy probable que le guste tener esta opción. Haga clic en Siguiente."
Indique si desea utilizar recibos de ventas en QuickBooks. Es poco probable que lo haga, ya que esta opción se utiliza normalmente en las ventas minoristas cuando un cliente paga por los productos en el momento de la recepción. En la industria de la construcción, este es un escenario poco probable. Haga clic en Siguiente."
Indique si desea utilizar estados de cuenta en QuickBooks. QuickBooks lo recomienda para el negocio de la construcción. Haga clic en Siguiente."
Indique si desea o no utilizar la facturación de progreso. Esto se usa cuando se factura a un cliente de manera incremental y generalmente se basa en cumplir los hitos del proyecto. Haga clic en Siguiente."
Indique si desea o no que QuickBooks administre sus cuentas por pagar, o lo que debe a sus proveedores. Esta es una de las mejores características de QuickBooks. Haga clic en Siguiente."
Indique cómo pagará sus facturas. ¿Imprimirá cheques a través de QuickBooks en cheques preimpresos o usará un sistema de cheques separado con números de cheques que deberán ingresarse manualmente en QuickBooks? Haga clic en Siguiente."
Indique si acepta tarjetas de crédito. Haga clic en Siguiente."
Indique si desea realizar un seguimiento de su tiempo o el tiempo de otras personas que están completando el trabajo para su empresa. Este será un tiempo dedicado al proyecto de un cliente que le permitirá facturar el proyecto. Haga clic en Siguiente."
Responde la pregunta sobre tus empleados. ¿Tiene empleados regulares de W-2 o 1099 contratistas? ¿No tienes empleados en absoluto? Haga clic en Siguiente."
Indique si acepta una divisa distinta de los dólares estadounidenses. Haga clic en "Siguiente". Otra vez, haga clic en "Siguiente" en "Uso de cuentas en QuickBooks".
Seleccione la fecha de hoy o una fecha específica, como la fecha de inicio del año fiscal en que desea que QuickBooks comience a rastrear sus datos financieros.
Responda la pregunta relacionada con la configuración de su cuenta bancaria. Si no tiene el último extracto bancario a mano, haga clic en "No" y continúe con el paso 23. Si tiene el estado de cuenta frente a usted, es mejor ingresar los datos ahora. Haga clic en "Sí" y "Siguiente".
Ingrese un nombre de la cuenta bancaria para la que está proporcionando información, como "Banco continental - Cuenta de cheques" o "Banco fantástico - Mercado monetario". Nombre algo que indique claramente lo que es. Más tarde, cuando deposita fondos o paga facturas, se elimina la confusión sobre a qué cuenta se supone que debe ir el dinero. Ingrese el número de cuenta y el número de ruta. Estos aparecerán en sus cheques y en sus estados de cuenta bancarios. Ingrese la fecha en que se abrió su cuenta o en la que desea que se inicie el seguimiento de sus datos financieros.
Ingrese la fecha de finalización del estado de cuenta que debe imprimirse directamente en su extracto bancario. Ingrese el saldo de cierre del estado de cuenta. Haga clic en "Siguiente". Ingrese "Sí" si tiene otra cuenta para configurar. Repita los pasos necesarios para ingresar la información de la cuenta bancaria. De lo contrario, haga clic en "No" y luego en "Siguiente".
Revise la lista de cuentas que se han configurado automáticamente para su negocio. Aquellos que tengan una marca de verificación junto a ellos son cuentas que podrá usar. Coloque una marca de verificación junto a cualquiera que no tenga una pero que cree que va a usar. Quite un cheque de cualquiera que tenga un cheque pero que sepa que no va a usar. Es mejor dejar esto solo si no está seguro. Los cambios se pueden realizar más adelante cuando se ingresan recibos o facturas y todas las cuentas se pueden personalizar. Esta lista de cuentas es un buen punto de partida. Haga clic en "Finalizar".
