Para que la comunicación sea efectiva, debe contener siete elementos clave. La comunicación es procesada verbalmente o por escrito por una audiencia. La audiencia puede constar de una persona o mil. Cuando desee comunicar efectivamente un mensaje a alguien o a un grupo de personas, ya sea hablado o escrito, incluya estos elementos dentro de su mensaje.
Estructura
El proceso de comunicación debe contener una buena estructura. Este elemento de comunicación consiste en crear una apertura, un cuerpo y un cierre para discursos y cartas. Una apertura informa a la audiencia sobre el tema, el cuerpo lo explica y el cierre lo une todo.
Claridad
El segundo elemento en el proceso de comunicación es la claridad. El mensaje que da un orador debe ser claro para que la audiencia pueda comprender el tema y su propósito.
Consistencia
La consistencia es también un elemento importante en la comunicación. Una persona que comunica un mensaje debe asegurarse de que no contenga inconsistencias que puedan causar confusión a los oyentes.
Medio
Medio se refiere a la forma en que se comunica un mensaje. Los mensajes se comunican de muchas maneras, incluso a través de cartas, llamadas telefónicas, notas, discursos, mensajes de voz y transmisiones de televisión. Elegir el medio adecuado para la comunicación es vital y debe elegirse de acuerdo con el presupuesto y el propósito. Al elegir un medio, determine la mejor y más rentable manera de transmitir su mensaje.
Pertinencia
Otro aspecto vital de la comunicación es la relevancia. Determine si el mensaje que está dando es relevante para la audiencia que lo está recibiendo. Si el mensaje es sobre estadísticas financieras, asegúrese de que la audiencia comprenda las proporciones y los datos que está presentando.
Primacía y actualidad
Una audiencia no siempre comprende un mensaje completo, sino que puede recordar detalles solo desde el principio y el final de un discurso o conversación. Este concepto se llama "primacía y actualidad". Al comunicar un mensaje, tenga en cuenta este elemento. Ofrezca los detalles más importantes que le gustaría que la audiencia capte al principio y al final del mensaje.
La regla psicológica de siete más o menos dos
Según Lee Hopkins, un autor de comunicación de negocios, los psicólogos creen que los humanos retienen información en sus cerebros en grupos. Debido a esto, esta regla se creó e indica que en cualquier momento las personas solo pueden recordar entre cinco y nueve datos a la vez. Esto se calcula comenzando con los siete y sumando o restando dos.
