Una oficina de efectivo es responsable del manejo de efectivo, cheques o giros postales. Con una oficina de efectivo, el dinero puede estar fácilmente disponible. Tiendas, bancos e instituciones educativas operan oficinas de efectivo. Los procedimientos se siguen en una oficina de efectivo para garantizar el manejo adecuado y legal de los fondos. Los procedimientos pueden variar según la industria.
Colección
La oficina de efectivo recoge efectivo, giros postales y cheques. Los fondos deben registrarse y colocarse en un lugar seguro hasta el depósito. Las industrias pueden registrar y contar las transacciones diarias a través de un sistema de numeración. Por ejemplo, se puede ejecutar una cinta de recibo para contar las transacciones diarias a medida que ocurren.
Aprobación
Todos los giros postales, cheques, cheques de caja y cheques personales deben ser respaldados. Los endosos están claramente sellados y fechados para el cumplimiento legal. Los cheques se hacen pagaderos únicamente a la empresa u organización, con el monto de pago exacto. Al tomar efectivo, la oficina de efectivo puede o no ofrecer cambio. Los cheques con fecha posterior generalmente no se aceptan como parte de los procedimientos de la oficina de efectivo.
Ingresos
Ya sea que reciba el pago en efectivo o mediante cheque o giro postal, una oficina de efectivo siempre debe emitir un recibo. Los recibos muestran las transacciones al cierre de un período financiero y garantizan que todos los registros financieros puedan verificarse.
