La caja chica es cualquier cosa menos pequeña. Es un fondo serio y útil que su empresa utiliza para compras demasiado pequeñas o demasiado informales para un cheque o tarjeta de crédito. Ya sea que esté conectando monedas en un parquímetro o comprando un rollo de cinta de emergencia, un cajón de caja chica le brinda la flexibilidad de acceder rápidamente al dinero para pagar y al mismo tiempo documentar la transacción con fines de contabilidad. La caja chica forma parte de su efectivo disponible, pero el efectivo disponible también incluye todos los demás fondos que tiene fácilmente disponibles, como las sumas que aún no ha depositado en el banco y las tiras de billetes más pequeños que utiliza para el cambio de la caja registradora..
Consejos
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Petty cash es un fondo que su negocio mantiene para pequeñas compras, mientras que el efectivo disponible es la suma de todo su efectivo disponible.
Cash on Hand Definición
El término "efectivo en la mano" en realidad tiene un doble significado. Puede usarse literalmente para referirse a los billetes y monedas reales que tiene disponibles para gastar, incluida la cantidad en su fondo de caja chica. Sin embargo, en el balance general, el mismo término se refiere no solo al efectivo físico sino a todos los fondos líquidos que su empresa ha ahorrado y tomado prestado, incluido el dinero en el banco y las facturas grandes en su caja fuerte. Se llama "efectivo disponible" incluso si no tiene efectivo físico porque esta terminología lo distingue de los activos que no están realmente disponibles, como las cuentas por cobrar o el número en la columna de activos de su hoja de balance, que representa cantidades que todavía está esperando que paguen sus clientes.
Definición de caja chica
La caja chica es una suma que su empresa mantiene para cubrir las compras que se pagan con efectivo en lugar de con un cheque o tarjeta de crédito. La creación de un fondo de caja chica con un diario y una caja de dinero chica, o una cantidad estándar de fondos iniciales, permite a su empresa realizar un seguimiento de las pequeñas compras que de otra manera podrían caer en las grietas, como pagarle a su operador postal un centavo de franqueo. en una carta con sellos insuficientes.
Cómo funciona Petty Cash
Para configurar un fondo de caja chica, comience con una flotilla de caja chica o una suma de dinero que cubra las necesidades de caja chica a corto plazo de su compañía por un tiempo razonable, como una semana o un mes. La suma debe ser lo suficientemente grande como para pagar sus compras en efectivo pequeñas, pero lo suficientemente pequeña como para que tenga sentido la compra de caja chica en lugar de otros tipos de gastos. Si corre a la tienda de suministros de oficina para papel y clips varias veces a la semana, debe considerar hacer una lista y comprar grandes cantidades de suministros de oficina a la vez. Como alternativa, puede abrir una cuenta en la tienda de suministros de oficina para que puedan pagar todas sus pequeñas compras juntas.
La mayoría de las compañías mantienen sus fondos de caja chica en una caja o contenedor dedicado, como una caja de metal o un sobre grande. Independientemente de lo que use, debe ser lo suficientemente grande para su efectivo y su registro de efectivo, y debe ser de fácil acceso. Si está utilizando una caja de metal, puede mantenerla cerrada, dependiendo de la cultura de su empresa y de cuántos empleados tenga. Aunque es importante no invitar al robo de empleados, la suma que mantiene en su fondo de caja chica es pequeña por su propia definición, y su fondo también incluirá un registro que hace que sea fácil ver si falta dinero.
Su configuración de caja chica también debe usar un diario que haga un seguimiento de los fondos entrantes y salientes. Use una libreta, un cuaderno pequeño o incluso un pedazo de papel con una mano o una hoja de cálculo generada por computadora. Puede encontrar fácilmente plantillas en línea para un pequeño registro de caja, aunque probablemente no podrá imprimirlas en una libreta o cuaderno. Su pequeño registro de caja debe tener una columna para la fecha y otra para los detalles de los gastos, como lo que compró y dónde gastó el dinero. También debe mostrar una cuenta corriente con la cantidad inicial, la suma que retiró para su compra y la cantidad restante en su fondo después de gastar el dinero.
Otros tipos de dinero en efectivo de negocios
La diferencia entre el efectivo disponible y el efectivo menor se reduce a dónde guarda el dinero y cómo lo usa. El dinero de caja chica pertenece a su caja de dinero oa su sobre. Otros tipos de efectivo pueden guardarse en un cajón, en una caja fuerte, en una caja registradora o incluso en el banco si usa la definición contable de "efectivo disponible", que mide la liquidez de su compañía en lugar del dinero físico que tiene a mano..
- Fondos de la caja registradora: Si maneja un negocio minorista, es muy probable que obtenga algo de efectivo de los clientes, incluso si ejecuta la mayor parte de sus transacciones con tarjetas de crédito de clientes. Las facturas en su caja registradora incluirán no solo las ganancias en efectivo del día, sino también la suma que guarda en la caja para hacer cambios para los clientes. Su comienzo debe estar compuesto de billetes pequeños, aunque al final del día se encontrarán con billetes en su mayoría más grandes a medida que toma billetes más grandes de los compradores. Su partida hasta debe ser suficiente para no agotarse al final del día o cada vez que vaya al banco para obtener más cambios. Sin embargo, no debería ser tanto como para amarrar las sumas que pueda necesitar para otros gastos.
- Dinero en efectivo no depositado: Incluso si maneja un negocio que maneja mucho efectivo, es poco probable que vaya al banco y lo deposite todos los días. Es mejor mantener efectivo no depositado en un lugar seguro en su lugar de negocios. Puede comprar una caja fuerte en una tienda de suministros de oficina por una inversión relativamente pequeña o al menos una inversión pequeña en comparación con el valor de los fondos que probablemente esté guardando en la caja fuerte. Sin embargo, es una buena idea depositar su efectivo al menos una vez por semana, ya que las empresas responsables documentan todos sus ingresos y gastos, y una cuenta bancaria es más confiable que un registro de caja para documentar estas transacciones.
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Saldos de cuentas bancarias: Si bien las sumas en sus cuentas bancarias no son efectivo físico, sí representan fondos que su compañía tiene disponibles. Puede gastar el dinero que ha depositado en gastos de operación diarios, como materiales, alquiler y nómina. Cuando realiza cualquiera de estos gastos, convierte su efectivo disponible en el banco en otros tipos de activos comerciales. También puede usar sus saldos de cheques y ahorros para pagar el capital de los préstamos. Estos pagos no necesariamente
se convierten en activos, pero siguen teniendo en cuenta el valor neto expresado en su balance, pero reduciendo la cantidad de pasivos que su empresa debe.
Porque el dinero es rey
El viejo adagio de los negocios dice que el efectivo es el rey, y esta sabiduría se refiere a la realidad ineludible de que el efectivo fluido le brinda el poder y la flexibilidad para aprovechar las oportunidades y las emergencias de campo. Su empresa no podrá comprar el inventario que necesitará para ganancias futuras a menos que tenga el dinero para pagarlo. Puede usar el crédito comercial hasta cierto punto, pero si no está ganando efectivo para pagar las sumas que pidió prestadas, es solo una cuestión de tiempo antes de quedarse sin opciones. Ya sea que su efectivo provenga de su fondo de caja chica o de la cuenta de cheques de su compañía, mantiene a su compañía funcionando sin problemas y lo ayuda a mantenerse fuera de problemas.
