Cuando realiza una venta por un bien o servicio, pero no acepta el pago completo de inmediato, crea un crédito. Las cuentas por cobrar son activos que representan un valor monetario para su negocio en la forma de pago que se le debe, y las mejores prácticas requieren que las tenga en cuenta en sus libros. Las empresas muy pequeñas a veces operan en efectivo, pero este sistema no puede manejar las cuentas por cobrar, por lo que debe usar la base de acumulación más común. Esto implica hacer entradas en varios libros de cuentas para cada transacción.
Crear una cuenta de cuentas por pagar y libro mayor. Debido a que son activos, técnicamente podría registrar las cuentas por cobrar en su cuenta de activos principal, pero los activos de negocios son diversos y esta cuenta puede volverse difícil de manejar con el tiempo. Para un mantenimiento de registros más limpio, cree una cuenta hija completamente separada específicamente para cuentas por cobrar. Luego puede hacer toda la entrada de datos en ese libro mayor y simplemente compilarlo en la cuenta de activos principal cuando prepare informes financieros.
Registre primero cada venta que genere una cuenta por cobrar en su libro de contabilidad de ingresos, como lo haría en general. La venta se coloca en la columna de la derecha como crédito, ya que la acreditación aumenta la cuenta de ingresos.
Registre la creación de la cuenta por cobrar, por el mismo monto en dólares que el precio de venta, en el libro de contabilidad de sus cuentas por cobrar, excepto que aquí marque en la columna de la izquierda como un débito. Esta entrada establece que se le debe dinero y aún no se ha pagado.
Actualice la entrada en su contabilidad de cuentas por cobrar cuando reciba el pago. Registrar pagos como créditos; El pago completo debe cancelar perfectamente el valor del crédito. Utilice números de factura o de seguimiento para asignar correctamente los pagos a los créditos correctos.
Debitar su libro de cuenta de efectivo para el importe del pago. Esto indica que el valor reducido de sus activos ha sido compensado por un aumento en efectivo.
Cree un nuevo segmento en el libro mayor de sus cuentas por cobrar con un título como "Provisiones por cuentas por cobrar incorrectas". Esto sirve como contraparte de su cuenta de cuentas por cobrar; su propósito es estimar las deudas "malas", "irrealizables" o "incobrables" que espera no poder cobrar.
Estime el valor de las cuentas por cobrar malas que espera acumular en el próximo período. Para hacer una buena estimación, use estadísticas de la industria cuando estén disponibles, o confíe en su experiencia pasada, la experiencia de colegas en la industria o una evaluación de las condiciones económicas actuales en su mercado. Ingrese sus cuentas por cobrar estimadas como crédito en el libro de asignaciones e ingrese la misma cantidad que un débito en el libro de contabilidad de sus gastos.
Ajuste el valor de sus cuentas por cobrar a la baja por lo menos una vez por cada período contable tomando el valor de las cuentas por cobrar dudosas o incobrables que estimó en su contabilidad de deducciones y restándolas de su total en la contabilidad de cuentas por cobrar. El nuevo total crea una cifra llamada "valor neto realizable" o "crédito neto", y representa el dinero de las cuentas por cobrar que usted debe cobrar.
Consejos
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Sume sus cuentas por cobrar en cualquier momento para ver el valor total de las cuentas por cobrar de su empresa. Use esta información como referencia para evitar gastar demasiado dinero en el corto plazo que aún no ha recolectado.
Como alternativa al método de asignación para la estimación de cuentas por cobrar erróneas, puede usar un método mucho más simple llamado cancelación directa. En este método, usted simplemente acredita los créditos vencidos por su valor total una vez que los considera incobrables, y crea una entrada de débito correspondiente en su cuenta de gastos. Esto es más fácil para fines tributarios que usar el método de asignación, e implica menos ingreso de datos, pero es menos poderoso y menos flexible. El método de asignación es generalmente preferido.
