Cómo crear una ayuda laboral

Una ayuda laboral es una herramienta escrita para guiar el rendimiento del trabajo en tiempo real (cuando sea necesario). Algunas ayudas de trabajo están escritas para brindar apoyo adicional al desempeño ejemplar de los empleados. Por ejemplo, si una determinada función es parte de una descripción del trabajo, pero no se realiza a diario, se puede acceder a una ayuda para el trabajo que brinda información sobre cómo realizar el trabajo con el máximo éxito. Las ayudas para el trabajo contienen información como listas de verificación, ejemplos de formularios completados e instrucciones de cómo hacerlo. Esta información es en realidad una actualización y también puede considerarse un tipo de herramienta de trabajo de libro de cocina (instrucciones paso a paso).

Artículos que necesitarás

Descripción de tareas escritas y estándares de trabajo.
Ejemplos de documentos, hojas de cálculo e instrucciones prácticas escritas
Paquete de software informático como Office 2007 Word o un manual de referencia grande de 3 agujeros

Revise la descripción del trabajo y los estándares. Puede elegir aquellas responsabilidades de trabajo particulares que se realizan con menos frecuencia. Por ejemplo, las evaluaciones de desempeño se pueden realizar una vez al año. Por lo tanto, dado que esto no se hace con mucha frecuencia, puede ser necesario un repaso cuando llegue el momento de preparar las evaluaciones. Una ayuda de trabajo que proporciona instrucciones detalladas sobre cómo completar la evaluación con formularios de evaluación de muestra completos e instrucciones paso a paso podría ser muy útil (consulte Cómo escribir una ayuda de trabajo).

Utilice muchos ejemplos, como muestras de documentos preparados, hojas de cálculo y listas de verificación. Por ejemplo, si un empleado debe hacer una copia de seguridad de la computadora una vez cada trimestre, puede haber una lista de verificación paso a paso con toda la información necesaria para una copia de seguridad exitosa. La lista de verificación debe ser muy clara para evitar cualquier confusión.

Planifique el desarrollo de la ayuda laboral para obtener el uso y el rendimiento óptimos. Puede ser importante traer a expertos en la materia (personas con los mejores resultados y habilidades y experiencia excepcionales) para determinar qué ayudas de trabajo son las más necesarias. También determine qué formato tomará la ayuda para el trabajo (lista de verificación, instrucciones paso a paso, hoja de cálculo y ejemplos de documentos). Otras decisiones son el formato (papel o software) y quién administrará el proyecto de ayuda laboral (consulte Herramientas de soporte de rendimiento),

Realice un programa piloto (extienda el programa a un grupo seleccionado durante un cierto período de tiempo) para asegurarse de que la ayuda para el trabajo esté escrita en un lenguaje claro, rápido y fácil de usar. Revise la ayuda laboral al final del tiempo asignado para realizar cambios y mejoras antes de una "puesta en marcha" importante (despliegue de la ayuda laboral a todos los empleados apropiados). Eliminar todos los errores y errores en la ayuda de trabajo antes de su lanzamiento puede asegurar un proyecto más exitoso (ver Lista de verificación para diseñar ayudas de trabajo efectivas).

Consejos

Involucre a las personas adecuadas para apoyar y dirigir el programa de ayuda laboral.

Tenga expertos en la materia y editores para revisar los materiales.

Recuerde actualizar los cambios realizados en las descripciones del trabajo a la ayuda laboral.