Desde el momento en que un empleador tiene su primer contacto con un posible empleado, hasta el momento de la terminación del empleo, es importante que los registros escritos relacionados con el empleado se guarden en un archivo de personal del empleado con el nombre de cada empleado. Estos archivos de empleo, si se mantienen correctamente, pueden servir para proteger al empleador de la responsabilidad futura por violaciones a las leyes laborales y laborales, como la terminación ilícita o la discriminación laboral.
Artículos que necesitarás
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Bloqueo de archivadores o una habitación segura con acceso limitado
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Carpetas de archivos
Comprenda por qué necesita conservar los archivos de personal de los empleados. Este es el registro de la empresa y los empleados de lo que ha ocurrido en el lugar de trabajo. Los registros mantenidos en el archivo de personal pueden servir para proteger al empleador en futuros procedimientos legales y ayudar a aclarar malentendidos que puedan ocurrir sobre asuntos de políticas, problemas de pago y beneficios, deberes y responsabilidades laborales, acciones disciplinarias o correctivas y reclamos.
Entonces, ¿qué debe ir en un archivo personal del empleado? Los siguientes documentos y registros deben ser mantenidos por profesionales de recursos humanos o gerentes de cada empleado. Descripción del trabajo Aplicacion de trabajo Oferta de empleo Formulario W-4 del IRS Recibo del manual del empleado (A menudo es una buena idea conservar una copia del manual en sí, especialmente cuando está sujeto a cambios de vez en cuando. De esta manera, todos saben cuáles son los términos del manual que firmó el empleado). Cualquier evaluación de desempeño dada Formularios de registro de beneficios para empleados Premios Quejas y felicitaciones recibidas por el empleado. Acciones disciplinarias o advertencias * Registros de asistencia Se recomienda que cada tipo diferente de registro tenga su propia pestaña.
Los registros médicos y los formularios de inmigración deben mantenerse en archivos separados. Dado que no puede tomar decisiones de empleo basadas en el estado migratorio de una persona, suponiendo que tenga derecho a trabajar en los EE. UU. Y que el gobierno federal tenga derecho a revisar el I-9, probablemente sea mejor mantenerlo separado. Además, en lo que respecta a los registros médicos, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) contiene reglas muy estrictas con respecto a la privacidad y el acceso a los registros médicos posteriores a la oferta, por lo que es necesario mantenerlos en un archivero separado y archivero con limitaciones acceso. La ADA limita la divulgación de información en estos registros a los supervisores, en la medida en que el empleado tenga las limitaciones necesarias en sus deberes o necesite adaptación; trabajadores de primeros auxilios en caso de atención médica de emergencia; y funcionarios gubernamentales y de seguros en circunstancias limitadas.
Es importante que la información incorrecta en el archivo de personal de un empleado se corrija inmediatamente después de que la compañía notifique que la información es incorrecta.
Los archivos del personal de los empleados deben estar cerrados y disponibles solo para las personas que tienen una necesidad comercial legítima para tener acceso al archivo. Un gerente o supervisor de primera línea puede necesitar acceso para tomar decisiones sobre promociones y acciones disciplinarias. Si alguien sin un negocio legítimo necesita acceder al archivo para verlo, necesita una citación válida. De lo contrario, los derechos de privacidad del empleado pueden ser violados.
En general, la ley no requiere que usted divulgue a un empleado lo que se encuentra en el archivo de personal de su empleado sin una solicitud apropiada del empleado. Sin embargo, probablemente sea una mejor práctica comercial mantener a los empleados al tanto de lo que hay en su archivo. De esa manera, no tiene un empleado marginal que se sorprenda cuando es disciplinado o despedido. Las excepciones a esta regla general son las disposiciones de la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA). Requiere que informe a los empleados, o empleados potenciales, si está realizando una acción adversa en función de lo que figura en su informe de crédito.
Aparte del tema del aviso a los empleados de lo que se encuentra en su archivo personal, está el tema del acceso. Muchos estados requieren que los empleadores les den a los empleados, y a los empleados anteriores, acceso a su archivo personal de empleados. Es importante, como profesional de los recursos humanos o propietario de una empresa, que se familiarice con la ley de su estado a este respecto. Sin embargo, como regla general, el acceso del empleado debe ser razonable y estar sujeto a la presencia de un miembro de la gerencia para garantizar que no se tome ni se modifique nada. Algunas leyes estatales permiten que el empleado tenga copias; si las tienen, haga que alguien de la empresa haga la copia. A menudo habrá límites de lo que el empleado puede ver en su archivo personal. Si hay elementos confidenciales como cartas de referencia, investigaciones criminales y otra información que podría violar los derechos de privacidad de otra persona, se le puede negar el acceso. Aquí es una buena idea mantener esos artículos en una pestaña separada en el archivo de personal del empleado. Algunas leyes estatales pueden permitir que el empleado presente refutaciones a acciones o evaluaciones disciplinarias.
Consejos
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Mantenga una copia de la ley estatal, si existe una en su estado, sobre el acceso a los archivos del personal de los empleados publicados o a la mano, en el área donde se guardan estos archivos. Esto evitará cualquier conflicto entre la gerencia y el empleado sobre lo que está permitido y lo que no.
Advertencia
Todos los empleados deben ser tratados de la misma manera cuando se trata del mantenimiento y acceso de sus registros personales. Cualquier desviación en la práctica puede someter a la empresa a litigios. Si tiene alguna duda sobre cómo mantener los archivos de personal de sus empleados, consulte con un abogado.
