La confianza del consumidor se ve sacudida cuando hay un escándalo corporativo. Debido a los eventos que van desde los rescates bancarios de 2008 hasta el fraude de cuentas más reciente de Wells Fargo, los consumidores necesitan tener la seguridad de que las compañías con las que trabajan son honestas y están a la altura. La auditoría es una herramienta poderosa para tranquilizar a las partes interesadas de su empresa. Les permite saber que su empresa está siguiendo los estándares apropiados para la contabilidad.
Aunque es natural preocuparse si su negocio está siendo auditado o está realizando una auditoría, es una oportunidad para revisar sus prácticas contables y encontrar áreas de mejora. Una vez que se complete su auditoría, su auditor revisará sus hallazgos. Si está realizando una auditoría interna, debe informar sus hallazgos de una manera similar. Normalmente, los auditores comparten sus hallazgos de auditoría en un formato escrito estandarizado que puede revisar e implementar.
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es una revisión objetiva de las prácticas financieras de su empresa. Por lo general, incluirá una revisión de sus estados financieros y otros registros financieros por parte de un contador autorizado. El contador comparará los estados financieros de su empresa con sus libros contables y se asegurará de que todo sea exacto. Se requiere que algunos tipos de organizaciones, como las organizaciones sin fines de lucro y las que cotizan en bolsa, realicen periódicamente auditorías de terceros para garantizar que utilizan los fondos que los consumidores les confían de manera responsable.
¿Cuáles son los diferentes tipos de auditorías?
Hay dos tipos principales de auditorías: internas y externas. Una auditoría interna es una auditoría que usted realiza en su propio negocio. Usted o su compañía designan a una persona que tiene conocimiento y experiencia en prácticas contables para revisar sus libros y estados financieros y asegurarse de que todo esté en línea. Luego, los hallazgos de la auditoría interna se informan a los responsables de la toma de decisiones de su empresa, que pueden incluir gerentes, la junta directiva u otras partes interesadas.
Una auditoría interna le brinda a usted y a su empresa la oportunidad de identificar y administrar cualquier riesgo y garantizar que se cumplan las políticas de su empresa. Puede realizar auditorías internas periódicamente o de forma continua. Las auditorías internas son más flexibles que las auditorías externas y pueden incorporar departamentos específicos y los objetivos más grandes de su empresa.
Las auditorías externas son realizadas por un tercero que no está asociado con su negocio. Pueden ser dirigidos o supervisados por organizaciones reguladoras como el Consejo de Supervisión de Contabilidad de la Empresa Pública. La PCAOB establece los estándares de auditoría para las compañías y corredores que cotizan en bolsa. Estas auditorías externas informan sus hallazgos de auditoría públicamente.
Existen varios tipos de auditorías externas, que incluyen auditorías de cumplimiento, auditorías operativas y auditorías de estados financieros. Las auditorías de cumplimiento garantizan que su empresa cumple con los requisitos reglamentarios. Las auditorías operativas revisan el desempeño de su organización y brindan recomendaciones para mejorar. Las auditorías de estados financieros también se conocen como auditorías de atestación, y en este tipo de auditoría, el auditor revisa los estados financieros y las operaciones contables de su empresa.
¿Cuáles son los pasos de la auditoría?
Si está considerando una auditoría interna o externa para su negocio, es importante conocer los pasos involucrados. Una auditoría exhaustiva requiere mucho tiempo, pero la tranquilidad resultante merece el compromiso de tiempo. ¿Cuáles son los pasos de la auditoría? En general, una auditoría incluye planificación, recopilación de evidencia y emisión de un informe con los hallazgos de la auditoría.
En la etapa de planificación, usted aclara el alcance de la auditoría y cuánto durará la auditoría. También programa las reuniones necesarias o las visitas in situ para que el auditor pueda revisar sus procedimientos. El siguiente paso es reunir evidencia. La recopilación de evidencia incluye observar sus prácticas y procedimientos contables, probar los procedimientos de control de su empresa y obtener y revisar registros y estados financieros. El auditor analiza e inspecciona la evidencia para prepararse para el siguiente paso.
En el último paso, su auditor prepara un informe con los hallazgos de la auditoría, que a veces se llama una opinión de auditoría. El auditor presentará el informe a las partes interesadas requeridas y también puede divulgar los resultados públicamente según el tipo y el alcance de la auditoría.
Cómo reportar los resultados de la auditoría
Si está realizando una auditoría interna, puede preguntarse cómo informar los resultados de la auditoría. Por lo general, los hallazgos de la auditoría interna y externa se informan por escrito y se entregan verbalmente a los interesados.
Para auditorías externas e internas, hay una estructura general que sigue la mayoría de los informes escritos. Para las auditorías de cumplimiento, la organización supervisora puede tener requisitos específicos para lo que debe incluirse en el informe escrito. Un informe de auditoría escrito debe redactarse de manera concisa y de manera que el lector lo entienda fácilmente. También debe incluir evidencia de cualquier hallazgo de auditoría.
En general, un informe de auditoría tiene tres secciones: una introducción, una sección que describe el alcance de la auditoría y la opinión del auditor, que describe los hallazgos de la auditoría. La introducción establece las responsabilidades del auditor y las responsabilidades de su negocio con respecto a la auditoría. Por lo general, también incluiría los nombres del auditor o auditores y las fechas de la auditoría.
La sección de alcance describe el proceso de auditoría. Indica las áreas que se auditaron, quién completó la auditoría y cuándo y qué criterios se utilizaron para realizar la auditoría. Si se trata de una auditoría externa, por ejemplo, se indicaría qué normas del organismo rector se estaban utilizando para medir los resultados de la auditoría. Para una auditoría interna, se referiría a las normas y políticas de la compañía que se estaban utilizando. La sección de alcance también describe exactamente lo que hizo el auditor. El auditor incluiría los estados financieros que revisó y las pruebas que realizó.
La opinión del auditor es la sección final del informe. Aquí es donde el auditor declara lo que encontró y si su negocio cumple con los criterios de la auditoría. Dependiendo del tipo de auditoría, el auditor también puede incluir recomendaciones para mejorar o resolver los problemas encontrados durante la auditoría.
Después de escribir su informe, el auditor generalmente presentará sus hallazgos a las partes interesadas dentro de la compañía. En una gran organización sin fines de lucro, por ejemplo, ella presentaría sus conclusiones a un comité de auditoría, que supervisa el proceso de auditoría. El comité discutirá los resultados de la auditoría con el auditor y hará preguntas aclaratorias antes de presentar el informe de auditoría a su junta directiva.
Si está realizando una auditoría interna, el mejor enfoque para escribir los hallazgos y las recomendaciones de la auditoría es establecer claramente qué hizo, cuándo lo hizo y qué encontró. Su informe no necesita ser largo. Debe ser claro y convincente para que los gerentes y ejecutivos de su empresa tomen medidas en función de sus resultados, especialmente si encuentra áreas que necesitan mejoras.
¿Cuáles son los diferentes tipos de hallazgos de auditoría?
Una auditoría exhaustiva puede descubrir áreas de debilidad que deben mejorarse. En el peor de los casos, puede descubrir un fraude o una mala gestión que debe informar adecuadamente a las autoridades y direcciones. Las auditorías externas generalmente informan los hallazgos de la auditoría como uno de los siguientes: una opinión no calificada o clara, una opinión calificada, una opinión adversa o una renuncia de opinión.
Una opinión sin reservas es el mejor de los casos si su empresa está pasando por una auditoría externa. Significa que el auditor pudo completar la auditoría y que su negocio cumplió con los criterios de la auditoría. Por ejemplo, en una auditoría de estados financieros, una opinión no calificada significaría que los estados se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Una opinión calificada significa que hubo un problema con la auditoría. Es posible que el auditor no haya tenido acceso a toda la información y los documentos que necesitaba, por ejemplo, o que no haya cumplido con los estándares aceptados para el área que se audita. En una auditoría de estados financieros, esto puede significar que el auditor encontró una o más áreas donde los principios de contabilidad generalmente aceptados no se seguían. Aunque este no es el resultado ideal para su negocio, puede abordarse de manera rápida y fácil.
Una opinión adversa es mucho más seria. Indica que el auditor encontró una tergiversación o declaración errónea en el área que se audita. En el caso de una auditoría de estados financieros, una opinión adversa significa que el auditor encontró que los estados financieros de su compañía no se alinean con las prácticas contables generalmente aceptadas. Este resultado es relativamente raro y puede tener un impacto negativo en las empresas que cotizan en bolsa. Algunas compañías han visto una caída en los precios de sus acciones, por ejemplo, después de que se emitió una opinión adversa.
Una renuncia de opinión significa que el auditor no pudo completar la auditoría. Esto puede deberse a que los estados financieros no estaban disponibles o que el auditor no tuvo acceso completo a la información que necesitaba. También puede significar que la administración de su compañía no cooperó con el auditor. A veces también indica que hubo un conflicto de intereses por parte del auditor. Por ejemplo, puede tener un interés financiero en la compañía que está siendo auditada.
Aunque un descargo de responsabilidad no es el mejor escenario para usted o su empresa, tampoco es el peor. Básicamente significa que no hay una opinión y que la auditoría debe completarse en el futuro.
Cómo responder a los resultados de la auditoría
Si su empresa ha completado recientemente una auditoría interna o externa, es fundamental responder a los hallazgos de la auditoría. El primer paso es revisar cuidadosamente el informe de auditoría con los auditores. Haga preguntas a los auditores para aclarar los hallazgos y su experiencia al trabajar con su empresa. Puede preguntar cómo cooperaron los miembros de su personal con los auditores, por ejemplo. También puede preguntar si hubo algún cambio en el plan de auditoría original o si el auditor experimentó alguna dificultad durante el proceso de auditoría.
Si el auditor encontró áreas que necesitan mejoras, pregunte por detalles específicos. Asegúrese de explicar cuál es el problema y qué documento o prueba descubrió el problema. También puede preguntar si el auditor tiene recomendaciones específicas para resolver el área.
Incluso si no se encontraron problemas, aún puede aprovechar el conocimiento y la experiencia de su auditor. Puede preguntar cómo se compara su organización con otras organizaciones similares, por ejemplo. También puede solicitar recomendaciones generales para mejorar sus procedimientos contables o prácticas de presentación de informes.
En el caso de una opinión adversa o calificada, debe considerar proporcionar una respuesta formal por escrito. Es posible que se le solicite que responda por escrito, dependiendo de las políticas de su compañía o del cuerpo directivo que supervisa su auditoría. Su respuesta debe abordar directamente cada problema planteado en el informe y discutir su plan para resolver los problemas planteados en los resultados de la auditoría. Debe incluir pasos de mejora específicos y mensurables y un calendario para cuando esos pasos se completarán. En el caso de una opinión adversa, puede consultar a un abogado antes de finalizar o publicar su respuesta.
El aspecto más importante de responder a los hallazgos de la auditoría, y quizás todo el proceso de auditoría, es recordar que el auditor no es un enemigo. El auditor está allí para ayudarlo a mejorar y garantizar que mantenga la confianza del público. Aunque pasar por una auditoría puede ser un proceso estresante y aterrador, puede brindarle a usted y a su empresa la oportunidad de mejorar. Es posible que pueda encontrar formas de mejorar su proceso contable, por ejemplo, lo que en última instancia le puede ahorrar tiempo y dinero.
