Como es el caso de cualquier organización estructurada, debe establecer reglas de protocolo. El protocolo es un conjunto de directrices con respecto a la cadena de mando sobre cómo los diferentes miembros de una organización deben comunicarse entre sí. Establezca y administre las diversas líneas de comunicación dentro de una empresa desde el principio para que todos los trabajadores y gerentes comprendan con quién deben comunicarse.
Propietario del gerente
Las líneas de comunicación deben permanecer abiertas entre los dueños de la empresa y la gerencia. Es raro que un propietario hable directamente con los empleados u otros contactos en el negocio, como regla de orden, cuando tiene gerentes para que lo hagan. El propietario de la compañía proporciona instrucciones sobre cómo administrar la compañía, así como las actualizaciones y las noticias que desea brindar a los empleados a través de los gerentes.
Gerente a Empleado
Las líneas de comunicación entre gerentes y empleados son cruciales para el funcionamiento diario de la empresa. Los gerentes deben delegar tareas específicas a los trabajadores y responder preguntas sobre proyectos de trabajo. Un gerente se comunica comúnmente a través de reuniones regulares con todo su departamento. También puede programar sesiones anuales de revisión de empleados con trabajadores individuales para analizar el rendimiento y la productividad. La relación entre un gerente y un empleado requiere comunicación recíproca: si un empleado tiene preguntas, debe pedirle a su gerente directo o supervisor que respete la cadena de mando.
Empleado o gerente de contactos de negocios
Un propietario también podría tener que establecer reglas de comunicación para sus empleados o gerentes y para contactos de negocios externos. Por ejemplo, los empleados de una empresa de fabricación pueden tener que comunicarse directamente con los representantes de las empresas que suministran materias primas para enviar pedidos o solicitar información. Un inversionista puede querer hablar con el equipo de administración de la compañía. Como afirma Brad Feld, el capitalista de riesgo: “Ya es bastante difícil poner en marcha un negocio; tener barreras de comunicación forzadas entre los líderes clave y personas influyentes de la compañía solo lo hace más difícil ”. Al mismo tiempo, si el propietario o gerente permite que muchos empleados individuales se pongan en contacto con un contacto externo, podría causar confusión. Por esta razón, los gerentes asignan empleados específicos, como agentes de compras o enlaces comerciales, para comunicarse con contactos comerciales externos.
Comunicación con los clientes.
Posiblemente la línea de comunicación más importante en una empresa sea entre los empleados de una empresa y sus clientes. No es raro que cualquier empleado de nivel, incluido el propietario de la empresa, haga contacto directo con un cliente. Sin embargo, en algunos casos, ciertos empleados no están autorizados para hablar con los clientes por el mismo motivo por el que no pueden hablar con los proveedores de servicios y los contactos comerciales: la posibilidad de confusión.
