La nómina para pequeñas empresas es un área altamente regulada que abarca desde información personal de los empleados hasta requisitos legales gubernamentales federales. Esta es un área de negocios que, si no se hace correctamente, puede tener graves consecuencias. Implementar el mejor software de contabilidad de nómina para su tipo de negocio, tener una secuencia de procesamiento de nómina establecida y comprender las reglas y regulaciones fiscales de nómina existentes, todo se combina para asegurar el éxito en el manejo de esta área de manera adecuada, eficaz y eficiente. La puntualidad y la adhesión a los detalles son imperativos.
Artículos que necesitarás
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Formularios de nómina y publicaciones.
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Sistema de contabilidad de nómina.
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Cuenta bancaria nómina
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Cheques contables de nómina
Determinar el período de pago. ¿Su nómina se procesa diariamente, semanalmente, quincenalmente o mensualmente? Desarrolle un horario mensual y cúmplalo. Distribuya un calendario con la fecha de finalización del período de pago (fecha en la que los empleados deben tener tarjetas de tiempo) y la fecha de pago estipulada en él.
Desarrolle formularios internos de nómina tales como solicitudes de baja por enfermedad, solicitudes de vacaciones y solicitudes de baja. Solicite formularios y publicaciones del IRS. Los formularios esenciales relacionados con la nómina que deben solicitarse al IRS incluyen Circular E, una publicación que contiene todo lo que el propietario de una pequeña empresa necesita saber sobre la nómina y los impuestos involucrados, W-9 para los montos de retención de empleados, 941 (declaración de impuestos trimestral) y 940 (declaración anual de impuestos).
Compre software de contabilidad de nómina específico para su tipo de negocio; por ejemplo: servicio orientado, fabricación, venta al por menor, hospitalidad o médica. Cada programa tendrá facetas orientadas hacia su área de especialidad en un esfuerzo por hacer que el proceso de nómina funcione de la manera más eficiente posible.
Abra una cuenta bancaria de nómina. Tener una cuenta bancaria específica para la nómina ayudará a mantener los registros al separar las operaciones financieras de la empresa de la nómina. También se puede utilizar para realizar un seguimiento de los impuestos de nómina. También configurar la presentación electrónica de impuestos de nómina ahora.
Ordene cheques de nómina con el nombre y la dirección de su empresa, una vez que abra su cuenta bancaria de nómina. Esto se puede hacer a través de su institución financiera o una fuente externa. Asegúrese de que los cheques cumplan con su programa de software de contabilidad.
Dé a cada nuevo empleado un W-9, determine su tasa de pago e infórmeles sobre cómo enviar sus horas a la nómina. ¿Es a través de tarjeta de tiempo o hoja de tiempo? Haga hincapié en la importancia de enviar la información a tiempo a la persona encargada de la nómina.
Ingrese los datos del empleado. Una vez que haya recibido todas las presentaciones de nómina de los empleados, comience a ingresar las horas, los permisos por enfermedad, los permisos pagados y no pagados, las deducciones, tales como manutención de los hijos y embargos en el software de contabilidad de nóminas. Habrá un informe de nómina que resume la información. Vuelva a verificar estas cifras para determinar la exactitud de los datos que ingresó.
Determinar los impuestos de nómina. Una vez que se ingresen todos los datos de nómina de sus empleados, se calcularán los impuestos de nómina. El software de cálculo de nómina contable calculará esta cantidad, incluida la participación paritaria del empleador para FICA. Verifique estas cifras leyendo su Circular E y calculando la cantidad manualmente.
Imprime y distribuye cheques de nómina. La impresión de sus cheques de nómina también implica el paso de registrar transacciones en las cuentas de nómina. Verifique que la información se haya publicado correctamente. Entregue los cheques cuando esté listo.
Presentar los impuestos de nómina. Para evitar multas e intereses potenciales, se recomienda enviar electrónicamente los impuestos de nómina al IRS al finalizar el procesamiento de la nómina. Verifique con sus gobiernos estatales y locales los requisitos de envío.
Consejos
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Si cree que su negocio es demasiado pequeño para garantizar una cuenta de nómina separada que involucre cheques de nómina separados, use los cheques de la compañía para propósitos de nómina. Escriba los montos de retención en algún lugar del cheque, posiblemente en el talón del cheque.
Advertencia
Tenga en cuenta la facilidad de no pagar los impuestos de nómina al no tener una cuenta bancaria separada configurada específicamente para propósitos de nómina.
