Un plan de pago aprobado previamente, también conocido como PAPP, brinda conveniencia a sus clientes así como a su departamento de facturación. Al autorizar a su compañía a transferir una cantidad específica de fondos de una cuenta corriente o de ahorros en una fecha predeterminada, sus clientes no tienen que lidiar con la molestia de hacer pagos periódicos. Del mismo modo, el acuerdo libera a su departamento de facturación de la emisión de facturas y algunos procesos de pago. Debido a que necesita una autorización por escrito para acceder a una cuenta en poder de otro cliente, debe asegurar el acceso a la cuenta por escrito utilizando un formulario PAPP.
Recopilar información básica del cliente. Formato de las secciones en el formulario para que los clientes ingresen su nombre, número de teléfono de la empresa y dirección de facturación en el formulario PAPP. Incluya un campo para toda la información del cliente que su departamento de facturación mantiene para cada cliente.
Recopilar información sobre la cuenta corriente desde la cual el cliente autoriza el pago. Recopile el nombre y la dirección del banco local, su número de ruta, el primer número de nueve dígitos ubicado en la esquina inferior izquierda de un cheque, y el número de la cuenta bancaria, la serie de números que siguen al número de ruta. Los bancos diseñan sus propios sistemas de numeración de cuentas, por lo que pueden ser de cualquier longitud.
Recoja un cheque anulado del cliente para confirmar la información de la cuenta de cheques.
Proporcione una declaración por escrito que autorice a su empresa a realizar retiros de la cuenta especificada según sea necesario. Si la fecha de facturación y el monto facturado permanecen constantes, deje en blanco los espacios que debe completar el cliente o la agencia de facturación. Una declaración de ejemplo diría: "Por la presente autorizo (nombre de la empresa) a cargar en mi cuenta por $ ** _ sobre el** _ de cada mes. Certifico que tengo la autoridad para autorizar débitos de la cuenta mencionada anteriormente y acepto los términos y condiciones presentados en este acuerdo ".
Proporcione un espacio para que los clientes firmen y fechen la declaración para autorizar su cuenta.
Incluya todos los términos y condiciones que pueda necesitar en la sección "Términos y condiciones". Estos artículos pueden incluir disposiciones que requieren que el cliente asuma la responsabilidad de cualquier tarifa devuelta o denegada y que notifique los cambios en los detalles de la cuenta una semana antes de la fecha de facturación, así como disposiciones generales para que su empresa o el cliente cancelen el acuerdo Con aviso por escrito.
Advertencia
Si bien debe mantener la copia original del acuerdo PAPP, debe guardarse en un lugar seguro para mantener la información financiera de sus clientes a salvo de aquellos sin autorización para usarla.
