Cómo ejecutar un inventario de la iglesia

El inventario para organizaciones religiosas puede ser tanto elementos físicos como conjuntos de habilidades de miembros de la congregación que estén dispuestos a donar su tiempo. Aquellos que estén dispuestos a donar su tiempo y experiencia deben ser considerados para que puedan ser utilizados apropiadamente en beneficio de la iglesia. Los activos físicos de la iglesia deben documentarse por escrito con documentos almacenados de manera segura en múltiples ubicaciones. Múltiples personas pueden ayudar a preparar un inventario inicial de la iglesia, pero el mantenimiento y el almacenamiento seguro del mismo deben asignarse a una persona designada. La recopilación del inventario inicial puede llevar hasta una semana y la reconciliación anual del inventario no debe tomar más de uno o dos días. Este proyecto requiere atención al detalle.

Artículos que necesitarás

Hoja de cálculo
Internet
Impresora / copiadora
Portapapeles
Lápiz
Etiquetas

Inventario de artículos físicos

Obtenga un formulario de inventario de la iglesia ya hecho desde Internet o cree su propio software de hoja de cálculo. En la parte superior del formulario, incluya el nombre y los espacios de su organización para el número de hoja y el nombre de la ubicación. Debajo de eso, cree columnas tituladas "Número de serie", "Descripción del artículo", "Fecha de adquisición", "Valor inicial" y "Mantener / Disponer". Imprima suficientes copias del formulario para usar en cada sala de la iglesia y péguelas en un portapapeles.

Distinguir entre suministros y equipos, anotando una cantidad en dólares que cuantifica la distinción. Por ejemplo, los artículos con un costo inferior a $ 500 cada uno se consideran suministros, mientras que los artículos con un costo superior a $ 500 cada uno se consideran equipo. Debido a su valor, los equipos deben ser inventariados, mientras que no es necesario inventariar los suministros.

Cree una lista secuencial de números de serie utilizando el software de hoja de cálculo e imprima los números, uno a cada uno, en etiquetas de 1 pulgada. La primera vez que se realiza el inventario, los números de serie deben estar en un formato de número único por año y mes. El número único es el que cambiará secuencialmente, por ejemplo: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Comience en una habitación e identifique todos los artículos que cuentan como equipo. Una vez identificado, adjunte una etiqueta con el número de serie en la parte inferior de cada artículo para poder rastrearlos.

Anote el número de hoja y el nombre de la habitación usando los formularios de inventario en un portapapeles. Para cada artículo que recibe un número de serie, registre los datos en todos los campos presentes en el formulario de inventario.

El campo de descripción debe tener una visión general del artículo. El campo de serie debe contener el número que colocó en la parte inferior del elemento. Al tomar la información de inventario inicial, la fecha adquirida y el valor inicial pueden no estar disponibles. Si es así, complete el formulario correspondiente. Si no lo está, escriba la fecha actual en el campo de fecha de adquisición y estime el valor. Si se mantiene un artículo, simplemente ponga un cheque en el campo. Si se está eliminando, anote la fecha de eliminación.

Mueva de una habitación a otra repitiendo los pasos 4 y 5. Recuerde continuar anotando el número de la hoja y el nombre de la habitación en la parte superior de cada hoja a medida que cambia de ubicación.

Haga copias individuales de los formularios de inventario completos. Coloque una copia de cada una, en orden secuencial por número de hoja, en una carpeta de tres anillos. Coloque una carpeta en una ubicación segura, fuera del sitio y la otra en una oficina administrativa. Siga los procedimientos de inventario al menos una vez al año.

Inventario de conjuntos de habilidades

Obtenga un formulario de voluntario de la iglesia ya hecho desde Internet o cree su propio software de hoja de cálculo. Incluya los campos para "Nombre", "Dirección", "Número de teléfono", "Dirección de correo electrónico", "Días disponibles" y "Horas semanales disponibles". En una columna de la página, enumere los conjuntos de habilidades o roles requeridos y las instrucciones para que los voluntarios circulen áreas de interés, como el conductor del autobús, el voluntario del servicio de alimentos, la coordinación de actividades y el empleado de donaciones de la despensa de alimentos.

Distribuya el formulario durante la escuela dominical o un servicio religioso o envíelo por correo con una solicitud de devolución a un lugar específico en o antes de una fecha específica.

Inserte los formularios en una carpeta de tres anillos o, para facilitar su uso, cree una base de datos digital con información e intereses personales de los voluntarios. De esta manera, se puede hacer contacto directo con los miembros interesados de la congregación, y el personal administrativo puede ver con precisión los recursos disponibles para la iglesia.

Distribuir nuevos formularios de voluntariado a más tardar una vez al año. Si no se devuelven los formularios actualizados para la persona que los llenó el año anterior, haga contacto telefónico para determinar si todavía desea donar su tiempo en las áreas que anotaron anteriormente y hacer los cambios correspondientes.

Consejos

La traducción de los datos de la hoja de inventario físico a una hoja de cálculo digital proporciona un tercer punto de seguridad.

Agregar nuevos artículos al inventario a medida que ingresan asegurará que su fecha de adquisición y su valor inicial se registren correctamente.

Revise el formulario de voluntariado anualmente para incluir nuevos conjuntos de habilidades o posiciones.